รู้จัก ‘ไฮบริด มีตติ้ง’ ทางเลือกอีเวนต์-ออแกไนซ์ ยุคโควิด 4.0
ตั้งแต่โควิด-19 เริ่มแพร่ระบาดกลุ่มนักจัดงานอีเวนต์และออแกไนซ์เซอร์เป็นอันต้องกุมขมับ ด้วยมาตรการควบคุมและป้องกันการแพร่ระบาดโรคโควิด-19 นั้นมีข้อจำกัดเรื่องจำนวนคนที่เข้าร่วมงาน
การเว้นระยะห่าง ทำให้หลายๆ งานอีเวนต์ “จัดไม่ได้” ทว่าในยุคนิวนอร์มอลนี้ หลายฝ่ายได้นำ “เทคโนโลยี” เข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดงานไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือใหญ่ ผสานรูปแบบการจัดงานแบบออฟไลน์และออนไลน์เข้าด้วยกัน
กลายเป็นทางเลือกใหม่ของเหล่าออแกไนซ์เซอร์ เรียกว่า “เทคโนโลยีการประชุมแบบ ไฮบริด (HYBIRD)” ยกตัวอย่างที่เห็นจริงในงานแสดงสินค้าที่มีการจัดงานจริง พบปะกันจริง แต่ผสมผสานการนำใช้แพลตฟอร์มดิจิทัล มาถ่ายทอดสู่ออนไลน์
ประโยชน์คือผู้จัดงานลดต้นทุน เพิ่มช่องทางให้ Exhibitor และ Visitor ได้พบปะเจอกันในอีกโลกหนึ่งคือดิจิทัล ส่วน Visitor ประหยัดเวลาการเดินทางมาชมงานแสดงสินค้า เป็นอีกทางเลือกหนึ่งในช่วงภาวะวิกฤตโควิดที่ทุกคนต้องเผชิญ
ฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์ สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ ทีเส็บ ให้ข้อมูลเพิ่มเติมอีกว่า สูตรสำเร็จของผู้จัดงานที่ต้องใช้ในการเตรียมสถานที่ให้ “พร้อม” ในยุคโควิดนี้
คือ 2HY = Hygiene + Hybrid กล่าวคือ มาตรการด้านสุขอนามัยมีส่วนสำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งที่สร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้เข้าใช้บริการ และผู้ให้บริการ โดยจะต้องมีการปฏิบัติตามเกณฑ์ควบคุมโรค และมาตรการด้านอนามัย ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุขอย่างเคร่งครัด
ที่น่าสนใจคือยังมีการนำเทคโนโลยีไฮบริด ไปปรับใช้ร่วมกับการจัดมีตติ้ง กลายเป็น การประชุมลูกผสม หรือ ไฮบริด มีตติ้ง (Hybrid Meeting) เป็นการประชุมที่ผสานทั้งรูปแบบออฟไลน์และออนไลน์เข้าไว้ด้วยกัน
ที่เริ่มต้นจากการเป็นตัวเลือกหนึ่งของอุตสาหกรรมการจัดนิทรรศการและแสดงสินค้าในช่วงฟื้นฟู เพื่อตอบโจทย์ผู้เข้าร่วมงานบางส่วนที่ไม่สามารถเดินทางไปเข้าร่วมได้ ด้วยรูปแบบที่ผสมผสานระหว่างงานแบบพบปะกันตามปกติ (ออฟไลน์) และแบบออนไลน์ที่ยังคงสร้างสรรค์ได้หลายรูปแบบ (ออนไลน์)
การจัดงานแบบไฮบริดช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายเรื่องของการเดินทาง อีกทั้งทางฝั่งของผู้จัดงานก็ยังสามารถช่วยลดต้นทุนได้ในหลากหลายส่วน ทั้งเรื่องสถานที่ การขนส่ง อุปกรณ์ ที่ย้ายมาอยู่ในฐานออนไลน์มากขึ้น แต่ก็ยังคงความท้าทาย เนื่องจากการประชุมหรือการจัดกิจกรรมบางงานจะเกิดประสิทธิภาพได้มากกว่าเมื่อผู้เข้าร่วมงานมาเจอกัน
ทั้งนี้ ในปัจจุบันมีสถานประกอบการหลายรายปรับตัวพร้อมให้บริการในรูปแบบไฮบริด มีตติ้งอยู่เป็นจำนวนมากทางออกงานอีเวนต์ยุคโควิด
