“Digital Tools” ประตูสู่ Digital Workplace
การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 เข้ามามีอิทธิพลต่อการดำเนินชีวิตของผู้คนในสังคมทุกๆ ด้านชนิดรวดเร็วฉับพลัน โดยเฉพาะวิถีชีวิตของมนุษย์ออฟฟิศที่ต้องเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง ด้วยมาตรการการ Work form Home เพื่อเว้นระยะห่าง ควบคุมการแพร่ระบาดของไวรัส ที่มีนัยสำคัญต่อรูปแบบการทำงานในอนาคต องค์กรส่วนมากได้เรียนรู้ ทดลองและมองเห็นข้อดีของการ Work from home ที่ช่วยลดต้นทุนแต่ยังคงประสิทธิผลที่ดีได้ ในขณะที่ฝั่งพนักงานเอง การทำงานที่บ้านก็ทำให้ประสิทธิภาพของงานดีขึ้นเช่นกัน เพราะสามารถโฟกัสกับงานได้เต็มที่ ไม่ต้องเครียดและเสียเวลากับการเดินทาง ที่ผ่านมาองค์กรชั้นนำของโลกหลายแหล่งเริ่มให้พนักงาน Work from Home แบบถาวร และได้รับการนิยมแพร่หลาย อย่างไรก็ตาม การมาทำงานในออฟฟิศก็ยังมีความสำคัญอยู่ไม่น้อย เพื่อรักษาวัฒนธรรม และความสัมพันธ์ (Engagement) ของคนทั้งในและนอกองค์กร เช่น การดูแลและให้บริการลูกค้า สิ่งที่กล่าวมาเหล่านี้ ล้วนนำไปสู่ New Working Trend หรือรูปแบบการทำงานของออฟฟิศยุคใหม่ ที่มีความยืดหยุ่นของคนทำงานแต่คงความเป็นองค์กรประสิทธิภาพพร้อมแข่งขันในทุกสถานการณ์
นางสาวกษมา เจตน์จรุงวงศ์ ผู้ร่วมก่อตั้งและกรรมการผู้จัดการ บริษัท อัลมอนด์ ดิจิทัล กรุ๊ป (Almond Digital Group) สตาร์ทอัพสัญชาติไทยผู้ให้บริการด้านการพัฒนานวัตกรรมเพื่อเพิ่มมูลค่าธุรกิจด้วยการสร้างประสบการณ์ใหม่ให้กับตลาดและผู้บริโภค ชี้ให้เห็นว่า การนำDigital Tools มาประยุกต์ใช้ในองค์กร คือ หัวใจสำคัญในการก้าวสู่ Digital Workplaceเพื่อรับมือ New Working Trend ที่เปลี่ยนไปในปัจจุบัน ผ่าน การนำเครื่องมือดิจิทัลต่างๆ ที่เข้ามาช่วยทรานส์ฟอร์มองค์กรสู่การเป็น Digital Workplace ทำให้การทำงานในองค์กรสะดวก มีประสิทธิภาพ สามารถเห็นกระบวนการทำงานของแต่ละทีม พร้อมทั้งแบ่งปันข้อมูลการทำงานได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น ประหยัดเวลาในการทำงานและมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ ไว้แบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือสำหรับประชุม ติดต่อพูดคุยทางวิดีโอ หรือการสัมมนาผ่านเว็บ (Video Meetings and Webinars) เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration Tools) ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้ นอกจากจะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากการระยะไกล (remote working) ยังช่วยเก็บและรวบรวมข้อมูลต่างๆ ในองค์กร เพื่อนำมาประกอบการตัดสินใจต่างๆ และขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าแบบ Data Driven ได้อีกด้วย
ปัจจุบันมีหลายแพลตฟอร์มที่ถูกพัฒนาขึ้นมารองรับการทรานส์ฟอร์มองค์กรสู่การเป็นDigital Workplace อย่างสมบูรณ์แบบ หนึ่งในนั้นคือ Microsoft Teams แพลตฟอร์มศูนย์กลางการทำงานร่วมกันที่กำลังได้รับความนิยม ซึ่งจากสถิติของ Microsoft พบว่าในช่วงวิกฤตโควิด-19 มีผู้ใช้งานเพิ่มขึ้นจากเดิมถึง 3-4 เท่า โดยสถิติการใช้งานพบว่า เมื่อวันที่ 11 มีนาคม 2563 ยังคงอยู่ที่ 32 ล้านคนต่อวัน ซึ่งยังเป็นไปตามแนวโน้มความเติบโตปกติ แต่เพียงสัปดาห์เดียว ยอดผู้ใช้ก็สูงขึ้นกลายเป็น 44 ล้านคนเมื่อวันที่ 18 มีนาคม 2563
สิ่งหนึ่งที่ทำให้ Microsoft Teams กลายเป็นแพลตฟอร์มที่สามารถตอบโจทย์การทรานส์ฟอร์มออฟฟิศให้กลายเป็น Digital Workplace คือความสามารถในการตอบโจทย์คนทำงานทุกเพศ ทุกวัย ในรูปแบบของ Chat Space ที่สามารถแชร์ไฟล์การทำงานร่วมกันได้ทุกที่ แบบไร้รอยต่อ สามารถแก้ไขได้บนไฟล์เดียวกันได้ เหมือนเป็น ฮับ(Hub) ศูนย์กลางให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายๆ บน แพลตฟอร์มเดียว นอกจากทำงานออนไลน์ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นแพลตฟอร์มองค์กรชั้นนำต่างๆ ของโลกนำมาใช้งานด้วยมีความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)อย่างมาก และยังสามารถดัดแปลง ประยุกต์ให้เป็นช่องทางสำหรับสังสรรค์ ผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีของผู้ร่วมงาน เมื่อไม่ได้มาเจอกันอีกด้วย
นอกจาก Digital Tools บนแพลตฟอร์ม Microsoft Teams ที่เป็นประโยชน์กับการทำงาน ยังมีฟังก์ชั่นอื่นๆ เช่น Design Idea ในโปรแกรม Power Point ซึ่งเหมือนเป็น Designer ส่วนตัวให้กับผู้ใช้งาน สามารถออกแบบ เพิ่มรูปภาพได้ง่ายไม่ซับซ้อน และยังสามารถตรวจจับคีย์เวิร์ด ว่าผู้ใช้ต้องการจะแสดงผลออกมาในรูปแบบใด ช่วยให้การออกแบบ Presentation Slide มีจุดเด่นสวยงามได้ง่ายขึ้นมาก รวมถึงฟีเจอร์อย่าง Timeline ในแพลตฟอร์ม Windows 10 ถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือ ที่ตอบโจทย์พนักงานออฟฟิศ โดยสามารถใช้เป็นหน่วยความจำส่วนตัว (Memory) ให้สามารถย้อนดูไฟล์ต่างๆ ด้วยการแสดงผลให้เห็นว่าช่วงเดือนที่ผ่านมา มีการเปิดไฟล์ไหนบ้าง ทำให้สะดวกในการค้นหาและลดเวลาค้นหาไฟล์งานได้มาก
ที่สำคัญ Digital Tools ยังสามารถนำมาประยุกต์ใช้ เพื่อช่วยพนักงานและทีมทำงานหลังบ้าน อย่างแผนกบุคคล (HR) ให้สามารถทำงานได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น โดยมี AssistMe พัฒนาขึ้นมาโดย Almond เป็นแชทบอทอัจฉริยะสำหรับองค์กรผู้ช่วยสำคัญบนแพลตฟอร์ม Microsoft Teams ที่สามารถช่วยตอบปัญหาต่างๆ กดเข้าออกงาน แจ้ง ขาด ลา มาสาย แจ้งปัญหาที่เกิดในออฟฟิศ เช่น แอร์ไม่เย็น ไฟดับ น้ำรั่ว จบได้ในแอปเดียว ช่วยลดงานเอกสาร รวมถึงเรื่องการเข้าถึง และวิเคราะห์ข้อมูลภายในบริษัทให้ง่ายยิ่งขึ้น
จะเห็นได้ว่าการนำ Digital Tools เข้ามาใช้ในออฟฟิศ ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้ทุกคนในองค์กรเกิด Learning Culture เปลี่ยนแนวความคิดอยากเรียนรู้ รวมถึงการพัฒนาทักษะใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา โดยในปัจจุบันมี Digital Tools หลายแพลตฟอร์มให้ออฟฟิศ สามารถเลือกนำมาใช้เพื่อตอบโจทย์การทำงานที่เปลี่ยนไป ไม่เพียงแต่จะช่วยให้สะดวกสบาย ในติดต่อพูดคุย ทำงานร่วมกันได้แล้ว ยังสามารถพัฒนาภาพรวมการดำเนินธุรกิจให้ดีขึ้นด้วยเช่นกัน
ที่สำคัญ Digital Tools ไม่เพียงแต่จะช่วยลดความซ้ำซ้อนของการทำงาน และลดต้นทุนได้เป็นอย่างดีแล้ว ยังถือเป็นส่วนสำคัญที่มาเติมเต็มและทำให้เกิดประสบการณ์การทำงานที่ดีของพนักงานในองค์กรอีกด้วย
