3 สิ่งที่ต้องรู้ เลือกใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลดีอย่างไร?

ปัญหาโลกแตกที่คนทำงานเอกสารจะเข้าใจดีเลยนั่นก็คือจะทำอย่างไรให้สามารถบริหารจัดการกองเอกสารมหึมาที่อยู่ตรงหน้าได้อย่างเป็นระเบียบ มีประสิทธิภาพ สามารถค้นหาแฟ้มเอกสารที่ต้องการได้ในระยะเวลาอันสั้น ทั้งนี้ตัวช่วยสำคัญอย่างระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลคือวิวัฒนาการทางเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกและทำให้ชีวิตของคนทำงานเอกสารเป็นไปได้ง่ายมากขึ้น เมื่อยุคสมัยเปลี่ยนไป หลากหลายองค์กรเริ่มหันมาให้ความสนใจการบริหารจัดการเอกสารแบบ Paperless มากยิ่งขึ้น เพื่อให้องค์กรของคุณเดินหน้าเข้าสู่ความเป็น Digital Transformation อย่างเต็มตัว ข้อดีของการเลือกใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลจะมีอะไรที่คนทำงานเอกสารควรรับทราบเอาไว้บ้าง ตามมาหาคำตอบกันต่อได้จากบทความนี้เลย

เพื่อสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน

ว่ากันว่าตัวพนักงานเองจะสามารถคิดหรือผลิตงานออกมาได้เต็มประสิทธิภาพหรือไม่นั้น สภาพแวดล้อมในการทำงานมีส่วนสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ลองจินตนาการภาพดูง่ายๆ หากคุณคือหนึ่งในพนักงานในองค์กรที่ยังคงเลือกใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบออฟไลน์อยู่ บรรยากาศในการทำงานของคุณจะต้องเต็มไปด้วยกองเอกสารทุกหนทุกแห่ง ด้วยความจำเป็นที่จะต้องเก็บ ไม่สามารถทำลายได้ เนื่องจากเป็นเอกสารสำคัญหรือเป็นเอกสารลับ ฯลฯ เหล่านี้ล้วนแล้วแต่มีส่วนทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานเต็มไปด้วยความตึงเครียด ส่งผลแก่ตัวพนักงานเองที่ก็ไม่สามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน ดังนั้นการเลือกใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลจะเข้ามาช่วยเพิ่มสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน หากเลือกเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลแน่นอนว่ากองเอกสารเหล่านี้ก็จะไม่ใช้สิ่งจำเป็นอีกต่อไป ช่วยเพิ่มพื้นที่ในการทำงาน บรรยากาศในการทำงานก็จะดูเป็นมิตรและตึงเครียดน้อยลงไปในตัว

ช่วยย่นระยะเวลาการทำงาน

ให้ลองจินตนาการถึงสถานการณ์ง่ายๆ หากพนักงานคนไหนต้องการค้นหาเอกสารสำคัญสักชุดหนึ่ง แต่เมื่อบริษัทเองเลือกที่จะใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมคือแบบออฟไลน์ก็อาจจะต้องใช้เวลาหาสักพักใหญ่ๆ กว่าจะเจอ และถ้ายิ่งเป็นบริษัทที่มีระบบการบริหารจัดการหรือจัดเก็บเอกสารได้ไม่ดีพอ ดีไม่ดีพนักงานท่านนั้นๆ อาจจำเป็นจะต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารเป็นวันๆ ก็เป็นได้ แต่หากคิดในทางกลับกันหากเลือกใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล เรื่องกวนใจเหล่านี้ก็จะหมดไป ลดระยะเวลาการค้นหาจากครึ่งวันให้เหลือเพียงแค่ 1-2 นาทีเท่านั้น เมื่อเวลาในการค้นหาเอกสารลดลง พนักงานมีเวลาเพิ่มมากขึ้น แน่นอนว่าสิ่งที่ตามมาคือประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน ล้วนแล้วแต่กลายมาเป็นกำไรให้บริษัทแบบเห็นๆ เลยทีเดียว

ความปลอดภัยมาเป็นอันดับแรก

ตามที่ได้เกริ่นบ้างแล้วในข้างต้นว่าการเลือกจัดเก็บเอกสารแบบเดิมนั้นบริษัทเองอาจจะต้องยอมรับความเสี่ยงในด้านความปลอดภัยของเอกสาร สำหรับกรณีเอกสารที่เป็นความลับ ยกตัวอย่างเช่น เอกสารสัญญาการเช่า-ซื้อ เอกสารทางด้านการเงิน เอกสารทางราชการ ฯลฯ หากบริษัทหันมาพึ่งระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลก็จะยิ่งเป็นการลดความเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมข้อมูล ข้อมูลรั่วไหลจากเอกสารที่หายไป เนื่องจากตัวระบบสแกนจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลจะช่วยคัดกรองผู้เข้าใช้งานด้วยรหัสผ่าน มีการบันทึกการบริหารจัดการไฟล์เอกสารในทุกๆ กิจกรรม ตั้งแต่การฝากไฟล์ การลบไฟล์ และอื่นๆ

 

เกาะติดทุกสถานการณ์จาก
Line @Matichon ได้ที่นี่

LINE @Matichon

บทความก่อนหน้านี้เจ้าชายแฮร์รี ควง ดัชเชสเมแกน เยี่ยมอนุสรณ์สถาน 9/11 ที่เวิลด์ เทรด เซ็นเตอร์
บทความถัดไป‘ก้าวไกล’ ยังไม่ตัดสินใจ ส่งร่างกม.เลือกตั้ง ส.ส.ประกบพรรคอื่น เล็ง ขอสู้ชงสูตร MMP ในชั้นกมธ.