‘กรมชลประทาน’ก้าวข้ามเทือกเขาเอกสาร สู่งานบริหารทรัพยากรบุคคลออนไลน์

คาดการณ์ว่าในไม่ช้าไม่นานการคืบคลานเข้ามาของปัญญาประดิษฐ์ (AI) จะทำให้มนุษย์ถูกลดทอนบทบาทไปอย่างน่าใจหาย

ทว่าในปัจจุบันทรัพยากรมนุษย์ยังถือว่าเป็นฟันเฟืองสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรทั่วโลก ความละเมียดละไม ความยืดหยุ่นได้ เพื่อนร่วมงานเดินกันขวักไขว่ พร้อมเสียงเรียกชวนกันไปกินข้าว ยังถือว่าเป็นวัฒนธรรมการทำงานที่รื่นรมย์กว่าสังคมเอไอที่เราจินตนาการไว้เป็นไหนๆ แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้เช่นเดียวกันว่า เทคโนโลยีก็เป็นสิ่งสำคัญที่แทรกซึมเข้ามาในชีวิต เราต้องเรียนรู้และปรับใช้เพื่อก้าวให้ทันโลกที่หมุนเร็วนี้อย่างไม่หลงทิศ

อย่างไรก็ดี มีตัวเลขบ่งชี้ว่าองค์กรส่วนใหญ่ต้องแบกรับค่าใช้จ่ายในด้านทรัพยากรมนุษย์กว่า 70% จากรายจ่ายในการดำเนินงานทั้งหมด รวมถึงมนุษย์นั้นเป็นตัวแปรที่ควบคุมได้ยาก ทั้งสุขภาพ อารมณ์ ความรู้สึกนึกคิด ยิ่งคนรุ่นใหม่ที่เติบโตมาในสังคมออนไลน์ที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นฉับไวอย่างจับต้นชนปลายไม่ถูก การนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมล้อไปกับโลก สอดรับความต้องการ เพิ่มศักยภาพของบุคลากรให้เกิดความภาคภูมิใจแห่งตน พร้อมกับผลักดันบุคลากรให้เป็นกำลังสำคัญแก่องค์กร จึงเป็นความท้าทายที่เกิดขึ้นกับฝ่ายการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

เมื่อทรัพยากรมนุษย์ยังเป็นสิ่งสำคัญ ทว่าเทคโนโลยีก็สำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน การนำเทคโนโลยีเข้ามาหลอมรวมกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ จึงเป็นก้าวสำคัญที่ทุกภาคส่วนกำลังผลักดันประเทศไทยไปสู่ยุค 4.0 


บริหารทรัพยากรบุคคลดีเด่น มุ่งสู่องค์กรอัจฉริยะ

กรมชลประทาน ภายใต้สังกัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ได้เป็น “หน่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคลดีเด่น ประจำปี 2561” ซึ่งพิจารณาจากผลการสำรวจความคิดเห็นและความพึงพอใจของข้าราชการพลเรือนสามัญ ประกอบกับการพัฒนานวัตกรรมหรือผลงานที่โดดเด่นทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กร โดยสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) ร่วมกับมูลนิธิพันเอกจินดา ณ สงขลา จะจัดพิธีมอบรางวัลนี้ขึ้นในวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2561 ณ สำนักงาน ก.พ. จังหวัดนนทบุรี

Advertisement

ทั้งนี้ กรมชลประทานมีพันธกิจหลักที่สอดคล้องกับยุทธศาสตร์ชาติและยุทธศาสตร์น้ำ อาทิ การพัฒนาแหล่งน้ำเพื่อเพิ่มพื้นที่ชลประทาน บริหารจัดการน้ำอย่างบูรณาการเพื่อจุดประสงค์การใช้น้ำอย่างเป็นธรรม ป้องกันและบรรเทาภัยอันเกิดจากน้ำ รวมถึงการพัฒนาแหล่งน้ำและบริหารจัดการน้ำอย่างมีส่วนร่วมในทุกภาคส่วน โดยได้วางวิสัยทัศน์ไว้ว่าจะเป็นองค์กรอัจฉริยะที่มุ่งสร้างความมั่นคงด้านน้ำเพื่อเพิ่มคุณค่าการบริการภายในปี 2579 ซึ่งงานบริหารทรัพยากรบุคคลถือเป็นจิ๊กซอว์ชิ้นสำคัญเพื่อเติมเต็มวิสัยทัศน์ข้างต้น ซึ่งขณะนี้กรมชลประทานมีบุคลากรขับเคลื่อนงานอยู่ถึง 23,968 คน

ปรับกองเอกสารสู่งานสารสนเทศ

เมื่อสมองของมนุษย์มีข้อจำกัดทางด้านการเก็บข้อมูล จึงต้องหากำลังเสริมให้ความทรงจำด้วยการจดบันทึกลงบนกระดาษ จนกระทั่งกองเอกสารซ้อนตัวกันเป็นภูเขาขนาดย่อม สุดศักยภาพของกระดาษที่จะรับใช้มนุษย์ในการสืบค้นข้อมูลที่เอ่อล้น และบางส่วนชำรุดสูญหาย ถึงคราวของระบบดิจิทัลที่จะเข้ามาทุ่นแรง ช่วยลดข้อจำกัดในการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลทั้งในแง่พื้นที่และเวลาออกไป การปรับตัวของงานบริหารทรัพยากรบุคคลของกรมชลประทานที่เคยวนเวียนอยู่กับกองเอกสารกำลังเปลี่ยนผ่านไปสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มตัว

เริ่มด้วยการยก เครื่องฐานข้อมูลบุคลากรเข้าสู่ระบบออนไลน์ หรือ WAM (Web Application Support to Manning) เป็นระบบแสดงฐานข้อมูลของบุคลากรที่ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นสถานภาพ ประวัติการทำงาน ความสามารถหรือความเชี่ยวชาญพิเศษ ศักยภาพของผลงานที่ผ่านมา ข้อมูลการดำรงตำแหน่ง การบรรจุ เลื่อนขั้นหรือโยกย้าย ที่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้เป็นรายบุคคล เป็นต้น ซึ่งระบบฐานข้อมูลจะช่วยวิเคราะห์และจัดสรรบุคลากรลงตามพื้นที่งานที่เหมาะสม ช่วยทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเข้าใจถึงความต้องการและศักยภาพของบุคลากรในระดับปัจเจกมากขึ้น อีกทั้งยังสร้างความต่อเนื่องในการวางแผนทดแทนตำแหน่งที่กำลังจะเกษียณอายุราชการได้อีกด้วย

กรมชลประทานยังต่อยอดระบบออนไลน์ไปสู่ระบบการลาอิเล็กทรอนิกส์ (E-Leave) ที่ช่วยให้บุคลากรแจ้งลาได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ เช่น โทรศัพท์มือถือ หรือแท็บเล็ต ซึ่งระบบจะบันทึกข้อมูลการลาเก็บไว้เป็นประวัติการทำงานที่ตรวจสอบได้เช่นเดียวกัน ทั้งนี้ เพื่อลดทอนระบบเอกสารลงไปได้อีกส่วนหนึ่ง อีกทั้งการลดการใช้กระดาษยังถือว่าเป็นการรักษ์สิ่งแวดล้อมอีกทางหนึ่งด้วย

นอกจากนี้ยังมีโครงการฝึกอบรมในรูปแบบออนไลน์ (E-Training) ที่มีการติดตามและประเมินผลอยู่ตลอดเวลา สร้างความสืบเนื่องไปยังการขับเคลื่อนองค์กรได้เต็มประสิทธิภาพ ทั้งในแง่การดำเนินงานและความโปร่งใส

การหลอมรวมระบบดิจิทัลเข้ามาในระบบงานทรัพยากรบุคคลของกรมชลประทาน สามารถช่วยลดขั้นตอน เวลาและค่าใช้จ่าย เป็นระบบฐานข้อมูลที่ตรวจสอบได้ตามจริง อีกทั้งบุคลากรสามารถทราบถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของตนเอง เพื่อนำไปพัฒนาและปฏิบัติหน้าที่ได้เต็มความสามารถกับงานที่ได้รับมอบหมาย ขณะเดียวกันบุคลากรก็จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กร การทำความเข้าใจงานระบบออนไลน์อย่างลึกซึ้งจะเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการหล่อลื่นเส้นทางการปรับตัวไปสู่ระบบดิจิทัลทั่วทั้งองค์กรให้ไม่สะดุด

ซึ่งกรมชลประทานได้พัฒนาช่องทางการเผยแพร่ความรู้ทางด้านระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยจัดทำเป็นสื่อวีดิทัศน์ออนไลน์ (HR Channel) ให้บุคลากรได้เรียนรู้ พร้อมกันนี้ยังมีระบบการคัดเลือกบุคลากรเชิงรุก เพื่อสรรหาบุคลากรที่มีศักยภาพสูงมาเป็นส่วนหนึ่งของกรมชลประทาน เช่น การขอรับทุน (UIS) เพื่อบรรจุเป็นนักเรียนทุนรัฐบาลอย่างต่อเนื่องทุกปี

ก้าวสู่ระบบออนไลน์เคียงข้างความสุขบุคลากร

เมื่องานระบบดิจิทัลถูกวางรากฐานไว้แข็งแรง สิ่งที่หลงลืมไม่ได้เลยคือการดำรงไว้ซึ่งความเป็นมนุษย์ ความรู้สึกของบุคลากรที่รายล้อมอยู่ในระบบนี้ จำเป็นต้องสร้างความสมดุลทั้งชีวิตส่วนตัวและการทำงานให้สอดคล้องกันอย่างลงตัว

กรมชลประทานจึงได้วางกลยุทธ์การพัฒนาคุณภาพชีวิตของบุคลากรทั้งด้านสุขภาพกายและใจ ที่ส่งเสริมให้บุคลากรได้รับการตรวจสุขภาพกายและประเมินสภาวะจิตใจอย่างต่อเนื่อง ให้ความรู้เรื่องโภชนาการ การจัดการความเครียด กิจกรรมออกกำลังกาย จัดแข่งขันกีฬาที่ให้ครอบครัวของบุคลากรเข้าร่วมด้วย ตลอดจนจัดโครงการการท่องเที่ยวที่เน้นการเดินชมธรรมชาติหรือทำบุญไหว้พระตามพิธีทางศาสนา ในด้านสภาพแวดล้อมการทำงาน ก็จัดให้มีการล้อมวงสนทนาแลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างบุคลากรด้วยกันในทุกเช้า มีการตรวจสอบความปลอดภัยในสถานที่ทำงานอยู่เสมอ รวมถึงด้านสุขอนามัยทั้งห้องน้ำหรือห้องทำงานที่มีความสะอาด มีกิจกรรมคัดแยกขยะ และรณรงค์ใช้ถุงกระดาษกันภายในองค์กรอีกด้วย

นอกจากนี้ ในด้านสวัสดิการ ก็มีกิจกรรมให้คำปรึกษาทางการเงิน กิจกรรมส่งเสริมอาชีพเพื่อหารายได้พิเศษ กิจกรรมออมเงินผ่านกระปุกออมสินชลประทาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของอีกหลายกิจกรรมที่น่ารักที่ส่งผลต่อประโยชน์สุขของบุคลากรได้เป็นอย่างดี กระทั่ง กรมชลประทานได้รับรางวัลหน่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคลดีเด่นประจำปี 2561

ทั้งนี้ เมื่อการสืบค้นจากเอกสารกระดาษถูกแทนที่ด้วยการกวาดนิ้วไปบนหน้าจอเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ในพริบตา พร้อมๆ กันกับประเทศไทยที่กำลังก้าวเข้าสู่ยุคเปลี่ยนผ่านไปยังระบบดิจิทัล

กรมชลประทานได้แสดงให้เห็นแล้วว่า

ตราบใดที่มนุษย์ยังหนักแน่นในการพัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา และก้าวทันความรู้จากเทคโนโลยีมาเพื่อใช้เป็นเครื่องมือหนุนเสริมสอดรับกับความเข้าอกเข้าใจในตัวมนุษย์

ในอนาคต หวังว่ามนุษย์และเทคโนโลยีจะทำงานล้อกันไปอย่างกลมกลืน เพื่อนำประเทศไทยไปสู่จุดมุ่งหมายที่ทุกคนหวังไว้ร่วมกัน

QR Code
เกาะติดทุกสถานการณ์จาก Line@matichon ได้ที่นี่
Line Image