ใกล้ถึงวาระดิถีขึ้นปีใหม่ 2562 นี้ เพื่อนๆ หรือแฟนๆ “มติชน” หลายคน นอกจากจะส่ง ส.ค.ส.และกล่าวอำนวยพรปีใหม่ตามธรรมเนียมวัฒนธรรมอันดีงามของไทย ซึ่งกันและกัน
เช่นทุกปีที่ผ่านมาแล้ว สำหรับปีนี้ เพื่อนๆ บางคนยังปรารภแสดงความคิดเห็นเพิ่มมาว่า…. เห็น You (ผู้เขียน) เคยเขียนบทความเกี่ยวกับเรื่องการเมือง, กฎหมาย, กระบวนการยุติธรรม และปรัชญาชีวิต ปรากฏใน “มติชน”
มาก็มาก แต่ทำไมไม่เห็นเขียนเรี่องเกี่ยวกับวิชาการการบริหารจัดการองค์กร หรือการบริหารจัดการในเรื่องของ “Cash Flow” เงินสดหมุนเวียน ซึ่งมีความสำคัญอันเป็นต้นเหตุแห่งความอยู่รอดหรือล่มสลายของการทำโครงการ มาให้อ่านกันบ้างเลย?
ทั้งนี้ เพราะได้ทราบมาว่า You เคยดำรงตำแหน่งผู้บริหารงานระดับสูงของสถาบันการเงินมาแล้วถึง 2 แห่ง จึงควรจะเขียนเรื่องที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหลักการบริหารจัดการธุรกิจ หรือบริหารจัดการองค์กร ซึ่งเกี่ยวข้องกับความสำเร็จหรือความล้มเหลวขององค์กร หรือธุรกิจเอกชนอย่างมีนัยสำคัญ มาให้อ่าน เพื่อเป็นประโยชน์และเป็นวิทยาทานแก่ผู้อ่านอีกด้วย
เมื่อผู้เขียนเจอไม้นี้เข้า ก็คงต้องจำนนด้วยเหตุผล แต่ต้องขอออกตัวไว้ก่อนว่า แม้ผู้เขียนจะเคยดำรงตำแหน่งเป็นกรรมการรองกรรมการผู้จัดการและกรรมการผู้อำนวยการในสถาบันการเงินผ่านงานบริหารจัด ในตำแหน่งระดับสูง ซึ่งได้รับใบอนุญาตจากแบงก์ชาติให้ดำรงตำแหน่งมาแล้วก็ตาม แต่ทว่ากาลเวลาผ่านไปนานอักโข ทำให้วิชาความรู้ที่เคยมีอยู่ร่อยหรอไปไม่น้อย จึงขอเขียนเล่าให้ฟังเท่าที่จำได้ในปัจจุบันโดยสังเขป คงไม่ว่ากัน?
หลักการบริหารจัดการหรือ Administrative Managing ที่ดีนั้น จะต้องอาศัยระบบ (Systems) เป็นรากฐานสำคัญในการปฏิบัติ “ระบบ” ที่กล่าวนี้สำคัญไฉน? เมื่อพิจารณาแล้วจะพบว่า ในโลกแห่งจักรวาล ต่างก็เป็นระบบทั้งสิ้น มิฉะนั้น ดวงดาวก็จักต้องชนกัน ไม่สามารถเกิดเป็นระบบสุริยะดังเช่นเราเห็นจนทุกวันนี้ เพราะดาวทุกดวงมีระบบเป็นหลักควบคุม ทำให้ทุกสิ่งทุกอย่างในโลกดำเนินไปอย่างเรียบร้อยตามระบบ
ในทำนองเดียวกัน มนุษย์ที่เกิดมาในโลกนี้ย่อมจะต้องมีระบบเกิดขึ้นก่อน กล่าวคือ การกิน การย่อย ถ่าย ทั้งนี้ ถ้าหากไม่มีอาหารบริโภคคนก็ตาย และถ้าท้องไม่ย่อยอาหารที่กินก็ตายเช่นกัน เพราะจำต้องขับถ่ายเอาของเสียออกไป จึงทำให้ชีวิตทั้งของสัตว์และมนุษย์ดำรงอยู่ได้
ดังนั้น “ระบบ” จึงมีความสำคัญต่อร่างกายมนุษย์ และมีความสำคัญต่อหลักการบริหารจัดการองค์กรและการบริหารจัดการ Cash Flow อย่างเห็นได้ชัด
การบริหารจัดการไม่ว่าจะเป็นงานด้านบริษัทเอกชนหรือประเทศชาติ ให้เกิดประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องรู้จัก “ระบบ” (Systems) และการใช้ระบบอย่างถูกต้องและมีสิทธิภาพ เพราะการมี “ระบบ” จะสามารถทำให้เกิดประโยชน์ดังนี้
1.ทำให้งานมาก กลายเป็นงานน้อย
2.ทำให้งานยาก กลายเป็นงานง่าย
3.ทำให้งานที่มีปัญหา กลายเป็นงานที่ไม่มีปัญหา
ทั้งนี้ เพราะ “ระบบ” จะเป็นตัวช่วยให้เกิดคุณภาพ ประสิทธิภาพ และความถูกต้องแม่นยำมากขึ้น ฉะนั้น จึงเหมาะสมที่จะนำระบบมาบริหารจัดการกิจการต่างๆ ขององค์กรและประเทศชาติ
จะเห็นได้ว่า ประเทศที่เจริญแล้วทั้งหลาย อาทิ ประเทศสหรัฐอเมริกา หรือยุโรป ต่างมีระบบการบริหารจัดการที่ดีเยี่ยม แม้แต่ประเทศเล็กๆ อย่างสิงคโปร์ซึ่งมีประชากรแค่ 2-3 ล้านคน แต่เหตุใดในปัจจุบันสิงคโปร์ได้กลายเป็นอัจฉริยะประเทศไปก่อนแล้ว ส่วนประเทศไทยมีประชากรมากกว่าถึง 60 กว่าล้านคน ยังสู้เขาไม่ได้ ก็เพราะว่าประเทศดังกล่าวเหล่านั้นมีระบบสร้างความรู้ความสามารถให้แก่ประชาชน และมีเทคโนโลยีอันทันสมัยนั่นเอง
สิ่งสำคัญเหนือสิ่งอื่นใด ผู้บริหารจัดการ จักต้องตระหนักว่า ระบบการบริหารจัดการหรือ Administrative Managing systems ที่ดีนั้น การเริ่มทำงานต้องมีเป้าหมาย มีจุดมุ่งหมาย มีนโยบาย ชัดเจนที่เรียกว่า MBO หรือ management by objective ซึ่งประกอบด้วย กลไก 4 ตัวคือ P.P.B.S
P. คือ Planning มีการวางแผน
P. คือ Programing วางโปรแกรมมิ่ง
B. คือ Budgeting จัดการงบประมาณ
S. คือ Systems สุดท้ายต้องมีระบบการบริหารจัดการที่ดี
P. P. B. S. เป็นวิธีการที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้
นอกนั้นยังมีอักษร M ให้ศึกษาค้นคว้าอีก 5 ตัว นั่นคือ 5M ซึ่งหมายถึงหลักการในการปฏิบัติต้องประกอบด้วย เอ็มทั้ง 5 ตัวมีดังนี้คือ
M1 Man มีบุคลากร
M2 Material เครื่องมือใช้สอย
M3 Money การเงิน
M4 Marketing การตลาด
M5 Management และการบริการจัดการ
เมื่อมีองค์ประกอบดังกล่าวข้างต้นครบถ้วนแล้ว ทางปฏิบัติจะให้เป็นไปตามแผน จนลุล่วงเป้าหมายที่วางไว้ได้นั้น ต้องทำงานอย่างเป็นระบบ
และบทสุดท้ายที่ขาดเสียมิได้ คือ จำต้องมีการประเมินผล ว่าบรรลุผลแค่ไหน เพียงใด อันเป็นบทสุดท้ายของหลักการบริหารจัดการ เพื่อนำมาใช้เป็นประโยชน์ในการศึกษาบริหารจัดกิจการโครงการครั้งต่อไปให้เกิดประสิทธิภาพตามหลักวิชาการ
ความสำคัญของหลักการบริการจัดการนั้น เห็นได้จากพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการอัยการ (ฉบับใหม่) พ.ศ.2561 ได้บัญญัติมาตราที่เกี่ยวกับการได้มาของกรรมการอัยการผู้ทรงคุณวุฒิ (ก.อ.) ที่มาจากบุคคลภายนอก โดยบัญญัติไว้ในมาตรา 18(5) ว่า “กรรมการอัยการผู้ทรงคุณวุฒิจำนวนสองคน ซึ่งข้าราชการอัยการเว้นแต่ผู้ดำรงตำแหน่งอัยการผู้ช่วยเป็นผู้เลือกจากผู้ซึ่งไม่เป็นหรือเคยเป็นข้าราชการอัยการมาก่อน และเป็นผู้ทรงคุณวุฒิด้านการงบประมาณ ด้านการพัฒนาองค์กร หรือด้านการบริหารจัดการ”
ทั้งนี้ การที่ พ.ร.บ.อัยการดังกล่าวได้บัญญัติให้มีกรรมการอัยการผู้ทรงคุณวุฒิ ซึ่งเป็นบุคคลภายนอกที่ไม่เคยเป็นข้าราชการอัยการมาก่อน เข้ามาช่วยเป็น ก.อ.ดูแลด้านการงบประมาณ ด้านพัฒนาองค์กรหรือด้านบริหารจัดการนั้น จะเห็นได้ว่าผู้ร่างกฎหมายอัยการฉบับใหม่นี้ ได้เล็งเห็นความสำคัญของการบริหารจัดการองค์กรอัยการ จึงบัญญัติให้มีเอกชนผู้มิใช่ราชการเข้ามาเป็น ก.อ. โดยการนำเอาความรู้ความสามารถที่เคยบริหารจัดการงานในระบบธุรกิจเอกชนเข้ามาประสมประสานใช้กับระบบราชการ ประหนึ่งให้เกิดกระจกเงาหลายด้าน เพื่อให้การบริหารงานบุคคลในองค์กร ก.อ. ซึ่งเป็นองค์การบริหารงานบุคคลสูงสุด ที่มีอำนาจแต่งตั้ง โยกย้ายและลงโทษข้าราชการอัยการทั่วประเทศนั้น บังเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการบริหารจัดการองค์กรดังนี้ การนำเอาระบบบริหารเอกชนมาประยุกต์ใช้กับระบบราชการ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กรอัยการ จึงนับเป็น “วิชั่น” อันกว้างไกลของผู้บัญญัติกฎหมายดังกล่าว
สำหรับประเด็นในเรื่องของการบริหาร Cash Flow หรือเงินสดหมุนเวียน ซึ่งมีความสำคัญไม่น้อยในหลักการบริหารจัดการ เพราะหากบริหารเงินสดหมุนเวียนผิดพลาด ย่อมมีต่อผลความสำเร็จหรือล่มสลายของโครงการที่ทำอยู่ ฉะนั้น เจ้าของโครงการจำต้องเรียนรู้ลึกถึงเรื่องของกระแสเงินหมุนเวียนของเงิน (Cash Flow) ที่จะนำมาใช้จ่ายตามเป้าหมายอย่างลึกซึ้ง จนสามารถกำหนดระยะเวลาของการได้มา (In Flow) และการจ่ายออก (Out Flow) ของโครงการอย่างเป็นระบบและแม่นยำ ถ้าวันใดเกิดรายรับไม่เข้าตามเป้า ไม่สามารถหมุนเงินสดไปจ่ายเจ้าหนี้หรือธนาคารตามสัญญาได้ เช่นเงินที่ต้องจ่ายเงินค่าก่อสร้าง ค่าสาธารณูปโภค ค่าดอกเบี้ยต่างๆ เกิดสะดุดหยุดลง ถึงจุดนี้เจ้าหนี้หรือธนาคารที่ให้กู้เงินก็จะหยุดจ่ายเงินตามนัด อันอาจยังผลให้โครงการหยุดชะงักหรือล่มสลายทันที
ความไม่แม่นยำของการเขียน Cash Flow จึงอาจเป็นเหตุปัจจัยหนึ่งอันจะทำให้โครงการที่วางไว้อย่างสวยหรูล่มสลายได้ในที่สุด ดังนั้น เจ้าของโครงการจะเป็นการก่อสร้างโรงงานหรือโครงการอื่นๆ ก็ดี จึงจำต้องเป็นผู้รู้และเขียน Cash Flow ด้วยตนเอง เพื่อกำหนดกระแสเงินเข้า-ออก และกระแสรายจ่าย (การก่อสร้าง) ให้สมดุล ทั้งนี้ (In Flow) จะมาจากรายรับจากการขายหรือจากเงินทุนจากธนาคารก็ตาม มีจำกัด แต่ถ้า (Out Flow) มีมากกว่ารายรับ (In Flow) ย่อมเกิดความปั่นป่วน
ปัญหาของโครงการจึงอยู่ที่จะทำอย่างไรให้มีกลไกควบคุมรายรับรายจ่ายให้สมดุลได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวการณ์เศรษฐกิจทรุดตัว และอสังหาฯขายไม่ออก (ขาดรายรับที่คาดหมาย) ทำให้ผู้ประกอบการต้องแบกดอกเบี้ยเพิ่มขึ้นทั้งผิดสัญญาคืนเงินกู้ให้แบงก์ ทางแบงก์เจ้าหนี้ก็จะยึดโครงการ
นั้นๆ อย่างไม่ปรานี
สิ่งที่น่ากลัวคือ ถ้ารายรับกับรายจ่ายถูกประเมินโดยการเฉลี่ย มิได้คิดตามประสิทธิภาพของการขาย (รายรับ) ที่เป็นจริงและมิได้กำหนดค่าใช้จ่ายตามความเป็นจริง อาทิ คิดการขาย (รายรับ) เฉลี่ยเป็นเปอร์เซ็นต์ ซึ่งความเป็นจริงมิได้เป็นไปเช่นนั้น เพราะการก่อสร้าง (รายจ่าย) คงที่ทุกเดือน จึงไม่สัมพันธ์กันระหว่างรายรับและรายจ่าย ทำให้ Cash Flow หมุนเวียนผิดพลาด ยังผลให้ขาดเงินทุนหมุนเวียนอย่างไม่น่าจะเป็น ดังนั้น โดยสรุปจำต้องตรวจสอบแผนการจัดทำ Cash Flow อย่างแม่นยำเสียก่อน การริเริ่มก่อสร้างโครงการแน่ใจว่ามีประเด็นปัญหาอะไร เป็นอุปสรรคในการทำให้ Cash Flow ไม่สมดุล และมีปัจจัยอะไรทำให้สมดุล ที่จะสามารถบริหารโครงการไปรอด แม้ในสภาวการณ์เศรษฐกิจทรุดหนักก็ตาม
เรื่องของการบริหาร Cash Flow มีความสำคัญอย่างยิ่งทั้งในองค์กรธุรกิจเอกชนและองค์กรของรัฐ ทั้งนี้ จะเห็นได้จากการปรากฏข่าวในสื่อหนังสือพิมพ์เมื่อ 2 เดือนก่อนพาดหัวข่าวว่า “อัยการถังแตก ไม่มีเงินจ่ายเงินเดือน” ทำให้ผู้เขียนในฐานะที่เป็นกรรมการอัยการ (ก.อ.) ผู้ทรงคุณวุฒิ อดร้อนใจไม่ได้ จึงสอบถามไปยังผู้บริหารระดับสูงของสำนักงานอัยการสูงสุด เมื่อได้ทราบข้อเท็จจริง จึงถึงบางอ้อว่า เป็นเรื่องการขัดข้องทางเทคนิคเพียงเล็กน้อยเท่านั้น มิได้ขาดงบประมาณหรือ “ถังแตก” ดังที่เป็นข่าว แต่อย่างใด?…(ฮา)
กระนั้นก็ตาม ผู้เขียนได้ทราบมาว่า การขัดข้องทางเทคนิคทางการเงินครั้งนั้น ยังผลให้พนักงานอัยการชั้นผู้น้อยบางคนต้องไปกู้หนี้มาแก้ขัดอย่างน่าเห็นใจ จึงมองว่าในอนาคตหากองค์กรอัยการเติบใหญ่ขึ้นและมีงานซับซ้อนมาก การตั้งสำนักงานบริหารเงินงบประมาณขึ้น เหมือนระบบศาล นับเป็นเรื่องน่าติดตามทีเดียว
ดังนั้น โดยสรุปไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่อย่างรัฐบาลก็ตาม ควรเรียนรู้และดำเนินการบริหารจัดการองค์กรหรือ Cash Flow อย่างเป็นระบบ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล จนบรรลุเป้าหมายในที่สุด
ไพรัช วรปาณิ
อดีตกรรมการผู้อำนวยการสถาบันการเงินแห่งหนึ่ง
