เมื่อมหาวิทยาลัย‘จำเป็น’ ต้องจิ๋วแต่…‘แจ๋ว’
การบริหารจัดการมหาวิทยาลัยในศตวรรษที่ 20 นั้นเป็นแนวทางการบริหารจัดการที่หลายมหาวิทยาลัยคุ้นเคยเป็นอย่างดี ซึ่งเป็นการบริหารด้วยประสบการณ์บนสถานการณ์ต่างๆ ที่ได้เกิดขึ้น รวมทั้งการบริหารบนองค์ความรู้เดิมที่มี โดยการบริหารในรูปแบบนี้เป็นสิ่งที่ผู้บริหาร (และผู้ปฏิบัติงาน) นำมาใช้อย่างต่อเนื่องและถูกหล่อหลอมจนกลายเป็นวัฒนธรรมการบริหารดั้งเดิมของมหาวิทยาลัยต่างๆ
แต่ด้วยการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระยะหลังโดยเฉพาะในศตวรรษที่ 21 ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและคาดการณ์ได้ยากยิ่ง การนำเฉพาะความรู้เดิมหรือวัฒนธรรมการบริหารแบบดั้งเดิมมาใช้อาจไม่ตอบโจทย์เท่าใดนัก รวมไปถึงนำไปใช้ในการแก้ปัญหาที่เข้ามาอย่างรวดเร็วแทบไม่เป็นผล
ดังตัวอย่าง เช่น เมื่อมหาวิทยาลัยต้องพบกับสถานการณ์ปัญหาที่เข้ากระทบ หากบริหารตามแนวทางเดิม ก็มักจะดำเนินการตามกรอบของ “ความเป็นผู้นำ กลยุทธ์ นวัตกรรม ทรัพยากรบุคคล และบริบทอื่นๆ” เป็นการบริหารที่เน้นการนำโดยผู้บริหารตามตำแหน่ง กำหนดวิสัยทัศน์และเป้าหมายทิศทางที่จะไป เน้นผลตอบแทนที่เป็นตัวเลขรายได้หรือกำไร พัฒนานวัตกรรมใหม่แต่ไม่ได้มีการนำไปใช้ให้เกิดผลที่แท้จริง เน้นการบริหารทรัพยากรบุคคลแบบบนลงล่าง มีลำดับชั้นในการทำงาน เมื่อเกิดปัญหาก็จะเน้นการควบคุม การกำหนดระเบียบข้อบังคับใหม่ การลดขนาดหรือยุบหน่วยงาน การปรับโครงสร้างองค์กร เป็นต้น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพเศรษฐกิจตกต่ำ การลดขนาดองค์กร (Downsizing) ตามแนวคิดการบริหารองค์กรในศตวรรษที่ 20 ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย ด้วยการลดอัตรากำลังที่มีมากเกินความต้องการ ปรับขนาดองค์กรให้เล็กลง ทำให้สามารถลดต้นทุนและงบประมาณได้อย่างรวดเร็ว แก้ปัญหาคนล้นงานได้ทันตาเห็น และเป็นการแก้ปัญหาในระยะสั้นได้ดี
แต่สุดท้ายแล้วความสามารถในการปฏิบัติงานของบุคลากรกลับไม่ได้สูงขึ้น เพราะกระทบกับขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน รวมไปถึงยังเสี่ยงต่อการสูญเสียบุคลากรที่มีศักยภาพสูงอีกด้วย เพราะบุคลากรเป็นแหล่งสินทรัพย์ที่สำคัญขององค์กร เปรียบเป็นสินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตนที่เรียกว่า Intangible Resources ซึ่งบุคลากรเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้องค์กรเดินต่อไปข้างหน้าได้
หลักการการบริหารในศตวรรษที่ 21 จึงให้ความสำคัญกับ “บุคลากร” มากขึ้น โดยเน้นไปที่กระบวนการคิดการออกแบบในการบริหารงาน
แนวคิดเรื่อง สถาปัตยกรรมของงาน (Architecture of work) จึงถูกกล่าวถึงมากขึ้นในการใช้บริหารงานยุคใหม่ เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่หลากหลายและแตกต่างกันในยุค VUACA World นี้ ผู้บริหารจึงต้องบริหารโดยเน้นการออกแบบบนความแตกต่าง ดึงเอาความสามารถทั้งหมดของผู้ปฏิบัติงานออกมา ให้โอกาสในการออกแบบการทำงานแบบทีมเล็ก ๆ ทำงานด้วยตนเองเป็นวงจรสั้นๆ ทำความเข้าใจเป้าหมายร่วมกัน โต้ตอบกัน ลองทำสิ่งที่แตกต่างออกไป ความเป็นพลวัต (Dynamic) ก็แตกต่างจากรูปแบบการทำงานแบบเดิม แทนที่จะเป็นลำดับชั้นของอำนาจในแนวตั้ง ปรับเป็นการทำงานแบบเครือข่ายความสามารถในแนวนอน แลกเปลี่ยนไอเดียจากที่ใดก็ได้ เกิดเป็นเครือข่ายของความสามารถ ไม่ใช่ลำดับชั้นการทำงานแบบเดิมๆ
การทำงานจึงเป็นการลดขนาดลงแบบที่ไม่ใช่เพียงการลดขนาดองค์กร (Downsizing) แต่เป็นการทำงานแบบทีมงานเล็กๆ หรือการทำงานแบบ Agile ที่เน้นความคล่องตัว ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนไว เคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วและง่ายดาย สามารถคิดแก้ปัญหาและสรุปได้อย่างรวดเร็ว นำผลรวมทางความคิดไปปรับใช้จริง มีการประเมินผลการดำเนินงานอย่างจริงจังเพื่อนำมาปรับปรุงในงานใหม่ ก่อให้เกิดวัฒนธรรมองค์ความรู้ใหม่ ซึ่งเป็น “ความฉลาดทางปัญญา”
กล่าวได้ว่าเป็นการทำงานที่ “จิ๋ว” แต่ “แจ๋ว” ทำงานด้วยทีมงานจิ๋วๆ แต่ได้ผลแบบแจ๋วๆ เป็นการบริหารงานแบบ Small but Smart
หากมหาวิทยาลัยยังบริหารตามแนวทางการบริหารแบบในศตวรรษที่ 20 ก็จะเป็นการทำงานแบบ “ล้าสมัย” “เชื่องช้า” และ “ไม่ทันกับการเปลี่ยนแปลง” การแก้ปัญหาด้วยวิธีการเหล่านั้นอาจได้ผลในอดีตที่ผ่านมา แต่ไม่สามารถนำไปใช้ได้ในปัจจุบันและอนาคต การติดอยู่กับประสบการณ์เดิม ไม่นำข้อมูลใหม่ๆ มาใช้ในการบริหารงาน รวมทั้งไม่นำไปใช้คาดการณ์สิ่งใหม่ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ซึ่งจะส่งผลให้เกิดความล้มเหลวในการบริหารองค์กรโดยตรง เป็นมหาวิทยาลัยในศตวรรษที่ 20ที่ต้องผลิตคนและผลิตงานสำหรับศตวรรษที่ 21 ดูแล้ว “ไม่แจ๋ว” สักเท่าไร
ผู้เขียนขอส่งต่อแนวคิดทั้งหมดที่กล่าวมา เพื่อ… “สานต่อ” หรือ “ต่อยอด” ให้ตอบโจทย์ ทำอย่างไร? “มหาวิทยาลัยจึงจะไปรอด”….ต้องช่วยกันละครับ!
