ว่ากันจริงๆ แล้ว การทำ “กิจกรรม 5 ส” อันได้แก่ “สะสาง” (Seiri) “สะดวก” (Seiton) “สะอาด” (Seiso) “สุขลักษณะ” (Seiketsu) และ “สร้างนิสัย” (Shitsuke) ให้ได้อย่างถึงที่สุดนั้น มีความจำเป็นอย่างยิ่ง เพราะเป็นพื้นฐานของการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพในทุกองค์กร
เมื่อพูดถึง “กิจกรรม 5 ส” เรามักจะนึกภาพของโรงงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อยเท่านั้น แต่ความเป็นจริงแล้ว กิจกรรม 5 ส เหมาะกับองค์กรทุกประเภททั้งที่เป็นโรงงานหรือร้านค้าหรือบ้านพักอาศัย ถ้าเริ่มทำ 5 ส ได้สภาพแวดล้อมก็จะเป็นระเบียบและน่าดูขึ้นอีกมากๆ
สิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษของการทำ “กิจกรรม 5 ส” ก็คือ “สะสางและสะดวก” ซึ่งได้แก่ “การทำให้ใครๆ เข้าใจได้ทันทีว่ามีอะไรอยู่ที่ไหน จำนวนเท่าไร และทุกคนหยิบของที่ต้องการนั้นได้ทันที” โดยต้องแยกให้ออกว่าเป็น “สะสางและสะดวก” ไม่ใช่ “การจัดระเบียบ”
“สะสาง” คือการจัดการกับสิ่งที่ไม่ต้องการ ส่วน “สะดวก” คือการหยิบใช้ของที่ต้องการได้เสมอ แต่การนำสิ่งของมาเรียงกันเฉยๆ เป็นเพียงแค่ “การจัดระเบียบ” ดังนั้นการดูแล “จุดทำงาน” จริงๆ จะต้องใช้สะสางและสะดวกให้ถูกต้อง
คำพูดของ คุณโอโนะ ทะอิอิชิ (Ono Taiichi) อดีตรองประธานบริษัท Toyota Motor และผู้เป็นเหมือนบิดาแห่งการผลิตแบบโตโยต้า ได้พูดถึงเรื่องนี้โดยยืนยันว่า แม้จะดูแล้วสวยขนาดไหน แต่หากไม่ตรงกับความคิดที่ว่า “ใครดูก็รู้ทันทีว่ามีอะไรอยู่ที่ไหน” ก็ไม่ถือว่าเป็นสะสางและสะดวก
การทำให้ “ไม่ว่าใครก็หาของที่ต้องการได้ทันที” ต่างหาก จึงจะลด “ความสูญเปล่า” จากการ “หาของ” และ “ขนย้าย” ได้ คำว่า “ไม่ว่าใคร” นั้นหมายถึงว่า ขอเพียงบอกให้รู้ ต่อให้เป็นพนักงานใหม่หรือเป็นคนที่ไม่รู้เรื่อง ก็หาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย
แต่โรงงานส่วนใหญ่ในวันนี้ ยังละเลยกับปัญหาซ้ำซาก กล่าวคือ ถ้าพนักงานจะหาของจากวัสดุที่กองเป็นภูเขาแล้วเขาจะต้องเช็ดทำความสะอาดและรื้อวางวัสดุสิ่งของขึ้น-ลงก่อน หรือถ้าจะหยิบของที่อยู่ด้านในสุดก็ต้องยกของที่อยู่ด้านหน้าไปไว้ที่อื่นก่อน แล้วค่อยนำมาวางไว้ที่เดิม ส่วนงานที่ต้องยกของหนัก ก็มีแต่พนักงานผู้ชายเท่านั้นที่ทำได้ แถมบ่อยครั้งก็ไม่รู้ว่าสิ่งของที่ต้องการอยู่ตรงไหนต้องเสียเวลารื้อค้น เป็นต้น
แม้เราจะเห็นสภาพแบบนี้จนชินตา แต่ที่ผ่านมาเราไม่รู้สึกอะไร เพราะเราคิดว่าการหาของเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน แต่ที่ถูกที่ควรแล้ว เราจะต้องคิดว่า “การเสียเวลาหาของ” เป็นความสูญเปล่า และแสดงถึงความไม่มีประสิทธิภาพ
ดังนั้น ความเข้าใจที่ถูกต้องใน “กิจกรรม 5 ส” จึงต้องพุ่งเป้าไปที่ “ความสูญเปล่า” คืออะไรและกำจัดให้ได้ การปล่อยให้พนักงานทำในสิ่งที่สูญเปล่าโดยไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มในงาน จึงเป็นเรื่องที่ต้องปรับปรุงแก้ไขโดยด่วน ครับผม !
