ถ้าไม่มีสิ่งใดใหม่ๆ เกิดขึ้นเลย การบริหารจัดการก็จะกระทำได้ง่าย และสัมฤทธิผลได้ง่ายด้วย
แต่ในความเป็นจริงแล้วการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นตลอดเวลา โดยเฉพาะความต้องการของลูกค้า โรงงานจึงต้องตอบสนองต่อคำสั่งผลิตมากมาย ต้องปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ต้องแก้ปัญหาด้านวัตถุดิบและเครื่องจักรอุปกรณ์ ต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่ และต้องทำการตลาดต่อสู้กับคู่แข่งรวมทั้งการเอาชนะสิ่งท้าทายใหม่ๆ แทบทุกวัน
ผู้บริหารจำนวนมาก โดยเฉพาะผู้จัดการโรงงานจึงยุ่งอยู่กับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เรื่องนั้นที เรื่องนี้ที โดยไม่มีเวลากำหนดกลยุทธ์ในการจัดการแก้ปัญหาใดๆ อย่างแท้จริงเลย
ผู้บริหารจำนวนไม่น้อยที่สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้อย่างดี โดยการจัดระบบการบริหารจัดการที่ชัดเจน ซึ่งทำให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ จนทุกอย่างค่อยๆ ดีขึ้น การปรับปรุงแก้ไขในแต่ละเรื่อง จึงเป็นความท้าทายต่อความสามารถและเป้าหมายของการเป็นผู้บริหารที่มีอนาคต
การให้ความสำคัญกับการปรับปรุงงาน จึงมีความหมายอย่างยิ่ง เพราะถ้าเราไม่สนใจต่อสิ่งที่เกิดขึ้นจากขั้นตอนของการปรับปรุงงาน ทุกคนก็จะเข้าใจกันเองว่า เรื่องนั้นไม่มีความสำคัญต่อเรา ความผิดพลาดก็จะเกิดขึ้นซ้ำซาก
วิธีการอย่างหนึ่งที่จะยืนยันว่า เราให้ความสำคัญต่อการปรับปรุงงานอย่างจริงจัง ก็คือ การกำหนดวันที่ต้องปรับปรุงงานให้แล้วเสร็จ (Deadline) ให้เป็นที่แน่นอน และมอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบอย่างชัดเจน โดยถือว่าวันที่กำหนดนั้นเปรียบเหมือนกับเป้าหมายของการผลิตที่ต้องผลิตสินค้าตามสั่งให้แล้วเสร็จ
ในการนี้เราจึงต้องมอบหมายให้ผู้หนึ่งผู้ใดรับผิดชอบในการปรับปรุงงานหนึ่งๆ จนสำเร็จ โดยทั่วไปแล้วมักจะมอบหมายให้หัวหน้างาน (Supervisor) รับผิดชอบ
นอกจากการกำหนดผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน เราจะต้องทำการจัดสรรทรัพยากรต่างๆ อย่างเหมาะสมและพอเพียงต่อการปรับปรุงงานจนสำเร็จด้วย
และที่สำคัญก็คือ เราจะต้องขอให้ผู้รับผิดชอบหรือหัวหน้างาน ทำรายงานความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอเป็นประจำ ซึ่งจะทำให้เราสามารถแก้ไขปรับเปลี่ยนเมื่อมีความจำเป็น และเป็นการยืนยันถึงความสำคัญของการปรับปรุงงานด้วย
ตลอดกระบวนการปรับปรุงงาน เราจะต้องมั่นใจว่าทั้งเราและหัวหน้างานเป็นผู้นำทางที่ถูกต้อง โดยทุกอย่างเป็นไปตามแผนงาน มีการดำเนินการตามมาตรฐาน หรือคู่มือการปฏิบัติงาน มีการชื่นชมและให้กำลังใจผู้ปฏิบัติงานเป็นระยะๆ เพื่อให้งานสัมฤทธิผล ครับผม!
วิฑูรย์ สิมะโชคดี
