บียอนด์ฯเผยผลสำรวจ การสื่อสารสำคัญต่อองค์กร เผย 5 เทคนิค ช่วยการสื่อสารในองค์กรราบรื่น พาพนักงานร่วมใจผลักดันองค์กรให้ก้าวหน้า ชี้อีก 5 ปี ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์เป็นที่ต้องการของตลาด
ภก.คงเกียรติ ฉัตรหิรัญทรัพย์ ประธานกรรมการบริหาร บริษัท บียอนด์ เทรนนิ่ง จำกัด (Beyond Training) เปิดเผยผลสำรวจของ GMAC Corporate Recruiters Survey พบว่ามากกว่า 81% ของผู้นำองค์กรมองว่าทักษะด้านการสื่อสาร รวมไปถึงการสร้างมนุษยสัมพันธ์ มีความสำคัญต่อการพัฒนาธุรกิจยุคใหม่มากกว่าทักษะอื่นๆ และยังมีการสำรวจไปยังผู้จัดหางานหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) โดยพบว่าจำนวน 57% ได้ให้ความเห็นไปในทิศทางเดียวกันว่า ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์จะเกิดความต้องการในตลาดเพิ่มขึ้นภายในอีก 5 ปีข้างหน้า
“ทั้งนี้ ปัญหาการสื่อสารส่งผลกระทบอย่างมาก ทำให้บุคลากรในองค์กร ขาดโอกาสเจอความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน เลื่อนตำแหน่งยาก เพราะเมื่อขาดทักษะการสื่อสาร แนวทางการบริหารคนก็เกิดปัญหาขึ้นตามมาด้วย ซึ่งจะส่งผลให้เกิดกระบวนการทำงานที่ช้าลง ประสานงานกับทีมอื่นติดขัด จนผลสุดท้ายกลายเป็นความไม่เข้าใจตัวตนของผู้อื่น เกิดอคติ ส่งผลต่อการทำงานเป็นทีม ดังนั้นความสำคัญของการสื่อสารที่ดีในองค์กรจะช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น” ภก.คงเกียรติกล่าว
ภก.คงเกียรติกล่าวว่า บริษัทได้จัดหลักสูตร Effective Cross-Functional Collaboration เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ รวม 5 ขั้นตอน คือ
1.Preparation การเตรียมตัวก่อนการสื่อสาร : ตามหลักนักจิตวิทยาแบ่งคนออกเป็น 4 ประเภท ตามหลักการ Introvert & Extrovert, Task oriented & People oriented ซึ่งต้องรู้จักผู้ที่จะสื่อสารด้วยว่าจะสื่อสารอย่างไร เพื่อให้การสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
2.Build Rapport สร้างบรรยากาศสนทนา เพราะธรรมชาติของมนุษย์เมื่อเรายังไม่สนิทหรือคุ้นชินจะรู้สึกเหมือนมีกำแพงน้ำแข็งกั้น Ice Wall ดังนั้นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำให้ได้คือทำลายกำแพงน้ำแข็งด้วยการ Bill Trust สร้างความสนิทสนมไว้เนื้อเชื่อใจ อาจทำได้ด้วยการหามุมพูดคุยเรื่องเดียวกัน ชื่นชอบเหมือนกัน ดังนั้นการ Build Rapport ได้ดีกับคู่สนทนา จึงต้องสังเกต และ match อวัจนภาษาที่มีผลต่อการสื่อสารสูงถึง 93% ทั้งด้านภาษากาย 55% และน้ำเสียง 38% ให้สอดคล้องกับคู่สนทนา นอกจากนี้ ควรเลือกประเด็นในการพูดคุยเรื่องที่คู่สนทนาสนใจ ไม่ใช่เราสนใจเท่านั้น ขณะเดียวกันก็กล่าวชื่นชม (Acknowledge) และให้เกียรติคู่สนทนาเสมอ หมั่นเป็นนักตั้งคำถาม และเป็นผู้ฟังที่ดี และเข้าใจความต่างของคนแต่ละประเภท (style) เพื่อสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจกับคู่สนทนาได้เป็นอย่างดี
3.Magic Word การสื่อสารให้เข้าใจง่าย พึงระลึกไว้เสมอว่าทุกคำพูด เป็นตัวกระตุ้นความคิด อารมณ์ และความรู้สึก ของผู้ฟัง ดังนั้นจงระมัดระวังการใช้คำแต่ละคำให้ถูกให้ควร รู้จักเปลี่ยนคำพูดที่มีความหมายเชิงลบ ให้คำพูดที่มีความหมายเชิงบวก แทน เช่น เปลี่ยนคำว่า “ยาก” เป็น คำว่า “ท้าทาย” คำว่า “ล้มเหลว” เป็นคำว่า “บทเรียน” ควรจะเลือกคำพูดตามบริบทความต่างของช่วงวัย ด้วยการศึกษา คำศัพท์ ของคน Generation ใหม่
4.Active Listening เป็นผู้ฟังที่ดี ต้องรู้จัก ฟังให้จบ ครบ 100% ฟังแบบไม่ตัดสิน และคิดไปเอง ต้องไม่มี “Bias” Follow Up Question: รู้จักตั้งคำถามต่อยอดจากคำตอบของคู่สนทนาที่ตอบออกมา Paraphrasing : รู้จักทวนคำ ทบทวนประโยค ในความเข้าใจของคุณเสมอเพื่อป้องการการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน ฝึกตนเองให้มีสมาธิ 100% กับคนตรงหน้า ดั่งคำที่ว่า “คนที่สำคัญที่สุดคือคนที่อยู่ตรงหน้าเรา”
5.Recap Conversation สรุปสิ่งที่สื่อสาร การสรุป ผลลัพธ์ (Objective) ที่ได้จากการพูดคุยกัน เป็นเรื่องที่ดี สำคัญพอๆ กับการนัดหมายให้กลับมาพบกันอีกครั้ง กำหนดช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง และต้องส่งอะไรให้กันและกันบ้าง เพื่อความเข้าใจที่ไปในแนวทางเดียวกัน ที่สำคัญต้องรู้จักให้คะแนนตนเอง ให้คะแนน 1-10 การประสานงานครั้งนี้ให้คะแนนตนเองเท่าไร อะไรที่ทำได้ดี และสิ่งใดที่ต้องปรับปรุง เพื่อนำกลับไปใช้ปรับปรุงและพัฒนาให้ดียิ่งๆ ขึ้น ในโอกาสต่อไป
“5 เทคนิคของขั้นตอนสื่อสารให้มีประสิทธิภาพจะช่วยเสริมสร้างความเข้าใจรวมถึงเกิดวามสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานภายในและระหว่างแผนกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความเป็นมิตรกับเพื่อนร่วมงาน เปลี่ยนคนแปลกหน้าให้เป็นคนรู้ใจ ทำให้เพิ่มความรวดเร็วในการประสานงาน สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ สามารถช่วยลดการโต้แย้งที่เกิดขึ้นจากการทำงานได้เป็นอย่างดี 5 เทคนิคดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงพลังของการสื่อสาร (Power Of Communication) ที่สามารถพาองค์กรประสบความสำเร็จได้ท่ามกลางสภาวะวิกฤตที่เกิดขึ้น” ภก.คงเกียรติกล่าว
