เอ็กเซล สกิล ทักษะที่เด็กจบใหม่ ‘ควรมี’
เอ็กเซล – หลายๆ คนที่ใช้งานคอมพิวเตอร์ต่างคุ้นเคยดีกับโปรแกรมสามัญประจำเครื่องอย่าง “ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ” ที่บรรจุแพคเกจโปรแกรมไว้ไม่ต่้ำกว่า 5 ชนิด แต่ที่ถูกหยิบมาใช้บ่อยครั้งและเป็นที่นิยมก็ไม่พ้น 3 โปรแกรม คือไมโครซอฟต์เวิร์ด ไมโครซอฟต์เอ็กเซล และไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์
ที่ล่าสุดในโลกออนไลน์ได้เกิดข้อถกเถียงและแลกเปลี่ยนประสบการณ์กันอยู่สักพักใหญ่ๆ ถึง “คุณประโยชน์” ของโปรแกรมเอ็กเซลว่า “ทำได้มากกว่าการสร้างตาราง” และถูกนำไปใช้จริงในการทำงานหลายๆ สายงาน ไม่ว่าจะเป็น การทำระบบจัดการบัญชี พิมพ์หน้าจดหมาย/บัตรเชิญ เป็นโปรแกรมเด็ดของแม่ค้าในการบันทึกออเดอร์ เป็นคลังคำศัพท์ของนักแปล เพราะเสิร์ชหาคำศัพท์ได้อย่างง่ายดายไปจนถึงการใช้เอ็กเซลในการวาดภาพ
อ.สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ ผู้สร้างเว็บไซต์ ExcelExpertTraining.com และผู้ดำรงตำแหน่ง Microsoft Most Valuable Professional (2007-2020) ให้ความรู้ได้อย่างน่าสนใจว่า ประโยชน์ของเอ็กเซลคือการจัดเก็บข้อมูล ไม่เพียงแต่ตัวเลขเท่านั้น แต่สามารถจัดเก็บอะไรก็ได้ที่เป็นข้อมูล เป็นตัวอักษรก็ได้ และหลายคนยังใช้เอ็กเซลในการตกแต่งรูปภาพ เพราะรายละเอียดของภาพไม่เสียหาย
สิ่งสำคัญของการใช้งานโปรแกรมเอ็กเซลคือ “การออกแบบตาราง” ที่จะเป็นฐานในการจัดเก็บข้อมูล หากออกแบบตารางได้ดีแล้วก็สามารถนำไปใช้กับโปรแกรมอื่นๆ ได้ เพราะการออกแบบโครงสร้างตารางของเอ็กเซลนับว่าเป็นพื้นฐานของโปรแกรมแอ็คเซส (Eccess) หรือโปรแกรมจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ
กระนั้นในการประยุกต์ใช้เอ็กเซลในการทำงาน โดยเฉพาะบริษัทที่ทำเกี่ยวกับบัญชี มี “ตัวเลข” เป็นเรื่องละเอียดอ่อน มองถึงจุดทศนิยม ควรที่จะใช้โปรแกรมเฉพาะทางมากกว่า เช่น โปรแกรมบัญชี แต่โปรแกรมเหล่านี้หากจะส่งต่อข้อมูล ก็จะแปลงไฟล์ออกมาในรูปแบบของ “ตารางเอ็กเซล”
ฉะนั้น เอ็กเซลจึงเป็น “ฟันเฟือง” เล็กๆ ของโปรแกรมจัดเก็บข้อมูล
“มีผู้บริหารที่มาเรียนกับผมเล่าว่า มีหลายครั้งที่คาดหวังกับทักษะด้านการใช้งานเอ็กเซลของพนักงาน แต่ปรากฏว่าทำได้เพียงพื้นฐานเท่านั้น เพราะฉะนั้นผู้บริหารหรือในระดับหัวหน้างานก็ควรที่จะมีความรู้ความเข้าใจตรงนี้ด้วย เพื่อสามารถตรวจสอบเนื้องานหรือให้คำแนะนำได้ นอกจากนี้ในปัจจุบันหลักสูตรของนักศึกษาที่จะได้เรียนเกี่ยวกับการใช้โปรแกรมเอ็กเซลแบบใช้งานได้จริงก็ถูกบรรจุไว้ในสาขาคอมพิวเตอร์เพื่อธุรกิจเท่านั้น ฝ่ายไอทีก็จะเน้นเป็นเรื่องโค้ดดิ้ง เน็ตเวิร์กและฮาร์ดแวร์ไปเสียมาก” อ.สมเกียรติกล่าว และย้ำว่า
เนื่องจากการใช้โปรแกรมเอ็กเซลนั้นง่าย สามารถใส่อะไรก็ได้ในตารางที่สร้างแล้วจึงประมวลผลออกมาตามนั้น แต่คนเราก็มีผิดพลาดได้ เพราะฉะนั้น “การตรวจสอบ” จึงสำคัญ
ส่วนประเด็นที่ว่า “ทักษะการใช้งานโปรแกรมเอ็กเซลควรเป็นหนึ่งในทักษะที่เด็กจบใหม่ควรจะมีหรือไม่?”
ภานุทัต กุลบุญ ผู้จัดการฝ่ายการตลาด บมจ.จัดหางาน จ๊อบส์ดีบี ประเทศไทย ให้ความเห็นว่า ขณะนี้ในหลายๆ มหาวิทยาลัยมีหลักสูตรพื้นฐานในการใช้ไมโครซอฟต์ออฟฟิศอยู่บ้างแล้ว แต่เมื่อเข้ามาในตลาดแรงงาน หลายบริษัทระบุไว้ชัดเจนว่า “เป็นความต้องการพื้นฐาน” ที่นอกจากคอมพิวเตอร์สกิลแล้วยังมีเรื่อง “ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ” ที่สามารถใช้ทำงานได้ ถ้ามีวิชาตรงนี้ติดมาแน่นอนว่าได้เปรียบแน่นอน ขณะเดียวกันบางบริษัทยังมีแบบทดสอบข้อสอบให้ทำ อย่างในบริษัทค้าขาย เช่น หากให้บริหารสต๊อกแล้วคุณจะใช้โปรแกรมเอ็กเซลคำนวณเบื้องต้นอย่างไร เพื่อประกอบการพิจารณารับเข้าทำงาน
ด้วย “โปรแกรมเอ็กเซล” มีบางสูตรคำนวณที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย เป็นมาตรฐานที่เวลาทำงานแล้วช่วยผู้ประกอบการได้จริงๆ เช่น ทำสถิติ วิเคราะห์ยอดขาย เพียงแต่ว่าไม่ได้คาดหวังถึงสูตรที่ใช้ในเชิงลึก แต่เน้นการปรับปรุงและประยุกต์ให้เข้ากับเนื้องานได้มากกว่า
ส่วนในกรณีที่เข้ามาทำงานแล้วยังไงก็ต้องได้ใช้แน่นอน แต่หากใช้ไม่เป็นก็ขึ้นอยู่กับว่าพนักงานหรือน้องๆ ที่จบใหม่ เปิดใจเรียนรู้มากแค่ไหน
“แต่ถ้าใช้เป็นยังไงก็ได้เปรียบอยู่แล้ว” ภานุทัตกล่าวย้ำ และแนะนำการเตรียมตัวสำหรับ “เด็กจบใหม่” ที่จะเข้าสู่ตลาดแรงงานว่า
ควรเตรียมตัวใน 2 เรื่อง คือ “ซอฟต์ สกิล” หมายถึง ทัศนคติ (Attitude) ที่พร้อมจะเข้าทำงานในสังเวียนจริง พร้อมที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้และพร้อมที่จะเข้าไป “สู้” งาน เพราะเด็กรุ่นใหม่โตมาในยุคที่มีเทคโนโลยีอำนวยความสะดวกสบาย เมื่อเทียบกับเมื่อก่อน เพราะฉะนั้นเมื่อเข้าไปทำงานอาจจะไม่คาดหวังมาก่อนว่าเข้าไปทำงานแล้วจะต้องเจอกับสถานการณ์หลายๆ อย่าง เพราะฉะนั้นจึงต้องเตรียมแอทติจูดที่พร้อมสู้งานด้วย สำหรับ “งานแรก” อาจจะคาดหวังเรื่องเงินเดือนไม่ได้ แต่อยากจะให้น้องๆ ใช้งานแรกเป็นการต่อยอดในชีวิตต่อไป เพื่อให้เจอทางของตัวเอง
อีกส่วนที่ต้องเตรียมคือ “ฮาร์ด สกิล” หรือทักษะที่ไม่มีมาติดตัว แต่ได้จากประสบการณ์การทำงานจริง ซึ่งขั้นแรกของเด็กจบใหม่ก็คือการฝึกงาน เพราะฉะนั้นตอนฝึกงานก็ขอให้ได้ฝึก ขอให้ได้ทำงานจริงๆ อย่างอาจจะได้เรียนรู้การทำเอ็กเซลในที่ทำงานจริงเลยก็ได้ สิ่งพวกนี้จะทำให้เขาต่อรองได้มากกว่าเพื่อนๆ ที่ไม่ได้มีประสบการณ์เท่าเขา
นอกจากนี้ “ภาษาอังกฤษ” ก็สำคัญ ถ้าเตรียมตัวมาได้มากกว่าเพื่อนก็มีโอกาสที่จะได้งานและเข้าตาบริษัทมากกว่า ตลอดจนต่อรองเรื่องเงินเดือนได้มากกว่าคนอื่นด้วย
