สิ่งสำคัญที่จะทำให้การประชุมดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด คือการจัดเตรียมการประชุมที่ดี ซึ่งจำเป็นต้องวางแผนจัดการให้ดี ตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมการประชุม การดำเนินการประชุม รวมถึงการติดตามการประชุม โดยหลายบริษัทมองหาเทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยให้การจัดการประชุมครั้งสำคัญในทุกขั้นตอนให้มีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด
PTT Digital ผู้ให้บริการและดูแลระบบสารสนเทศหลักของบริษัทกลุ่ม ปตท. ออกแบบ D Join ระบบจัดการเอกสารการประชุม ช่วยลดเวลาการจัดเตรียมเอกสารผ่านรูปแบบการประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ที่ช่วยสนับสนุนให้การประชุมของผู้บริหารเป็นไปอย่างราบรื่น
D Join ระบบจัดการเอกสารการประชุมและจัดการประชุมออนไลน์ คืออะไร
D Join ระบบจัดการเอกสารการประชุม กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและโหวตมติที่ประชุม ช่วยลดเวลาการจัดเตรียมเอกสารแก่เจ้าหน้าที่จัดการประชุมในการประชุมครั้งสำคัญ เช่น การประชุมผู้บริหาร ด้วยรูปการทำงานที่เป็นดิจิทัลช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้บริหารเข้าถึงเอกสารการประชุม ได้ทุกที่ทุกเวลา
D Join ตัวช่วยจัดการประชุมอย่างมืออาชีพให้มีประสิทธิภาพสูงสุดในทุกขั้นตอน
ขั้นตอนการเตรียมการประชุม
- จัดการวาระการประชุม
การจัดวาระการประชุม ถือเป็นขั้นตอนสำคัญในการประชุมระดับผู้บริหาร เนื่องจากวาระการประชุมเป็นประเด็นสำคัญในการพิจารณาหารือร่วมกันในแต่ละการประชุม ระบบ D Join เข้ามาช่วยจัดเตรียมวาระการประชุมทั้งวาระหลักและวาระย่อย โดยผ่านการจัดเตรียมเอกสารในรูปแบบออนไลน์ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ตกหล่น และราบรื่นมากที่สุด
- ค้นหาข้อมูลการประชุมได้อย่างรวดเร็ว
หมดปัญหาค้นหาวาระการประชุมเดิมไม่เจอ ด้วยฟังก์ชั่นที่รองรับการค้นหาแบบ Advance Search ช่วยให้การค้นหาการประชุมได้ง่าย และรวดเร็วมากขึ้น ผ่านรูปแบบการค้นหาที่หลากหลาย เช่น การค้นหาผ่าน Keyword การค้นหาจากวันที่ การค้นหาจากห้องประชุม
- ส่งเชิญประชุมผ่านอีเมล
ทำการส่งอีเมลแจ้งวาระการประชุมและเชิญเข้าร่วมการประชุมแก่ผู้ที่เกี่ยวข้อง ผ่านทางระบบ D Join ได้ทันที ช่วยอำนวยความสะดวกให้ทั้งผู้จัดการประชุม และผู้เข้าร่วมการประชุม
- จัดการรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุม
รองรับการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล โดยสามารถกำหนดสิทธิและบริหารจัดการการเข้าถึงวาระการประชุมของผู้ใช้งานได้เป็นรายบุคคล เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหล นอจากนี้ยังมั่นใจได้ว่าข้อมูลมีความปลอดภัยสูงสุดด้วยมาตรฐานการเก็บข้อมูลบน PTT Digital Cloud ที่ได้มาตรฐาน IT Security Enterprise Standard
ระหว่างการประชุม
- จดบันทึกระหว่างการประชุมแบบ Personal Note
บันทึกทุกประเด็นสำคัญได้โดยตรงในระบบ D Join กับฟังก์ชันที่สามารถบันทึกบนไฟล์แนบในรูปแบบ PDF และบันทึกเก็บเป็นเอกสารส่วนบุคคล อำนวยความสะดวกให้ผู้บริหารสามารถทบทวนสาระสำคัญ และสรุปของแต่ละหัวข้อการประชุมได้แบบส่วนตัว
- ลงมติวาระการประชุมแบบออนไลน์
ลงมติในแต่ละวาระการประชุมได้อย่างโปรงใส และเชื่อถือได้ผ่านฟังก์ชัน e-voting พร้อมทราบผลโหวตทันทีได้ในที่ประชุม ด้วยระบบการนับคะแนนที่มีความแม่นยำ ลดความผิดพลาดในเรื่องการเก็บข้อมูลจาก Human Error
หลังการประชุม
- จดบันทึกการประชุม (Minute of Meeting) ครบทุกประเด็นสำคัญ
เลขาที่ประชุมสามารถสร้าง Minute of Meeting และอัพโหลดขึ้นระบบได้ทันทีหลังจบประชุมทันที นอกจากนี้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้ามาดาวน์โหลด Minute of Meeting ของแต่ละวาระการประชุมได้ด้วยตนเอง ไม่พลาดทุกบทสรุปสำคัญ
- ติดตามงานหลังจากจบประชุม
ยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยฟังก์ชัน Follow Up ที่สามารถเลือกผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการในเรื่องที่ติดตาม และแจ้งอีเมลมอบหมายงานไปยังผู้ที่ต้องการได้ทันที
- รองรับการใช้งานพร้อมกันสูงสุด 100 Users
ผู้จัดการประชุมไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเตรียมสถานที่เข้าประชุมเพื่อรองรับผู้เข้าร่วมจำนวนมากอีกต่อไป D JOIN สามารถรองรับการเข้าประชุมออนไลน์พร้อมกันสูงสุด 100 Users ทำให้การเข้าประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น
- บริการ Call Center Support ตลอด 24 ชั่วโมง ทุกวัน
หากเกิดปัญหาการใช้งานของระบบจัดการเอกสาร และประชุมออนไลน์รูปแบบใหม่ ทาง PTT Digital มีบริการ Call Center Support ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน มั่นใจได้ว่าการประชุมครั้งสำคัญไม่มีสะดุด
- Free Software Update
D JOIN สามารถอัพเดตซอฟต์แวร์ให้เป็นเวอร์ชันที่ทันสมัย โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานภายในองค์กรให้มีคุณภาพและน่าเชื่อถืออยู่เสมอ
D JOIN ระบบจัดการเอกสารการประชุม กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและโหวตมติที่ประชุมดีอย่างไร
- บริหารจัดการการเตรียมการประชุมของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จัดเตรียมวาระการประชุมได้อย่างครบถ้วน ด้วยการจัดเตรียมเอกสารบนรูปแบบออนไลน์ตอบโจทย์วิถีการทำงานแบบ New Normal โดยผู้บริหารสามารถเข้าถึงเอกสารการประชุมได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น Smart Device, Tablet และ คอมพิวเตอร์
- ลดระยะเวลาในการประชุม
ผู้บริหารสามารถเห็นวาระการประชุมที่เกี่ยวข้องได้ล่วงหน้า ช่วยให้มีเวลาเตรียมตัวในการทำความเข้าใจประเด็นการประชุม เพื่อเตรียมข้อมูลสนับสนุนที่เป็นประโยชน์แก่หัวข้อการประชุมที่จะต้องพิจารณา ซึ่งช่วยให้ประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด อีกทั้ง D Join ยังมีฟังก์ชันรองรับการลงมติที่ประชุมแบบออนไลน์ที่ได้มาตารฐาน โดยสามารถทราบผลมติและนำข้อสรุปไปดำเนินงานต่อได้ทันที
- ลดภาระงานของผู้จัดเตรียมการประชุม
การจัดเตรียมเอกสารการประชุมผ่านระบบออนไลน์ ช่วยประหยัดต้นทุนและลดค่าใช้จ่ายสิ้นเปลือง เช่น ลดการใช้กระดาษในการเตรียมวาระการประชุมจำนวนมาก เป็นต้น นอกจากนี้ยังช่วยลดระยะเวลาในการจัดเตรียมเอกสารของผู้ที่มีหน้าที่จัดการประชุม ให้สามารถนำเวลาไปใช้พัฒนางานส่วนอื่นที่จำเป็นมากกว่า
หากท่านมีคำถามหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับ D Join ระบบจัดการเอกสารการประชุม กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและโหวตมติที่ประชุม หรือต้องการสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการอื่นๆ ของ PTT Digital Solution สามารถติดต่อได้ที่ [email protected] หรือเข้าไปดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ www.pttdigitalconnect.com
