สถานการณ์หลัง Covid-19 ในประเทศไทยเหมือนกับทั่วโลกคือ องค์กรกลางถึงขนาดใหญ่ต้องปรับตัว ต้องมีกลยุทธ์ที่จะอยู่กับสถานการณ์ในรูปแบบไฮบริดใหม่ (Hybrid work) นี้ คือ จะมีพนักงานที่ปฏิบัติงานในที่ทำงานและมีพนักงานต้องทำงานจากที่ไกล (WFH) ทั้งที่ทำงานและจากระยะไกล โดยที่จะต้องเพิ่มประสบการณ์ในการประชุมที่เท่าเทียมกัน
#1: แนวคิดสร้างประสิทธิผลได้ทุกที่จะเปลี่ยนการจ้างงานและโครงสร้างของสถานที่ทำงาน
การปฏิบัติงานจากทางไกลช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา การปฏิบัติงานแบบผสมผสานเริ่มเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงในการทำงาน ผู้บริหารชั้นนำจึงเริ่มมองหาการมอบประสบการณ์การทำงานที่เท่าเทียมมากขึ้นให้แก่ผู้ที่ทำงานอยู่ในและนอกสำนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการประชุมและการอภิปรายกลุ่ม ทั้งนี้ จากการสำรวจประสบการณ์พนักงานประจำปีพ.ศ. 2564 ของ Willis Tower Watson (Willis Tower Watson’s 2021 Employees Experience Survey) พบว่า 90% ของนายจ้างในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกให้ความสำคัญในการยกระดับประสบการณ์พนักงานให้มากขึ้นในช่วง 3 ปีข้างหน้า
โครงสร้างพื้นฐานในลักษณะการทำงานร่วมกันนี้เป็นการยืนยันว่าแนวทางปฏิบัติในการทำงานแบบคล่องตัว ไม่คงที่ ที่เรียกว่าอะซิงโครนัสมากขึ้นเป็นที่ยอมรับมากขึ้น อันเป็นแนวโน้มที่เกิดหลังจากการระบาดไวรัสใหญ่ ซึ่งจะไม่เพียงแต่กำหนดวิธีการทำงานร่วมกันของพนักงาน แต่ยังช่วยให้ธุรกิจต่างๆ คิดใหม่เกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติในการจ้างงานและเข้าถึงกลุ่มคนเก่งที่มีความสามารถระดับโลกและหลากหลายมากขึ้น นอกจากนี้ อุตสาหกรรมต่างๆ ได้เริ่มปรับตัว และจะเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานต่อไปโดยใช้แนวทางแบบกระจายขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานออกไปให้แก่พนักงานซึ่งส่วนใหญ่อาจทำงานจากที่บ้าน ทั้งที่ยังมีความต่อเนื่องทางธุรกิจและมีประสิทธิภาพ
#2: ใช้เอไอและการวิเคราะห์ข้อมูลในที่ทำงานให้มากขึ้น
จากการสำรวจโดย Juniper Networks พบว่า 95% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการดำเนินงานประจำวัน ผลิตภัณฑ์ และบริการของบริษัทจะได้รับประโยชน์จากการใช้เทคโนโลยีเอไอ ผู้บริหารชั้นนำทั่วทั้งภูมิภาคจะเริ่มนำเอไอและการวิเคราะห์ข้อมูลมาใช้เพื่อสนับสนุนและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยของพนักงานนอกเหนือจากการขับเคลื่อนการเติบโตทางธุรกิจและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการปฏิรูปทางดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง
พันธมิตรของโพลีรวมถึงผู้ให้บริการด้านสื่อสารทั่วโลกส่วนใหญ่ เช่น Azure มีเอไอในแพลทฟอร์มของตนเองและมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย อาทิ ข้อมูลเกี่ยวกับอุปกรณ์ วิธีการสื่อสาร วิธีและสถานที่ใช้ในการปฏิบัติงานที่องค์กรสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงารขององค์กรเองต่อไปได้ เช่น ใช้อุปกรณ์ใดในสถานที่ทุกแห่งมากที่สุด เข้าใจรูปแบบการใช้อุปกรณ์เหล่านั้น พนักงานกำลังใช้อุปกรณ์อะไร
#3: ออกแบบพื้นที่สำนักงานแนวใหม่เพื่ออนาคตไฮบริด
เมื่อองค์กรมีพนักงานใช้เวลาทำงานจากทางไกลมากถึงครึ่งเดียวหรือเกือบตลอดเวลาการทำงาน องค์กรต่างๆ จึงหันมาใช้แนวทางที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่าสำหรับการลงทุนในพื้นที่สำนักงานของตน ทั้งนี้ ตามข้อมูลของ Maybank Kim Eng ในประเทศสิงคโปร์ พบว่าผู้ใช้สำนักงานในย่านศูนย์กลางธุรกิจ (CBD) ตั้งเป้าที่จะลดพื้นที่สำนักงานลงจากเดิม 10% เป็น 20% ในช่วง 3 ปีถัดไป
นอกจากนี้ มีการจัดสรรสำนักงานแบบออนดีมานด์ (Office on-demand) เพื่อช่วยให้ธุรกิจเพิ่มพื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามความจำเป็น ในทางกลับกัน องค์กรจะที่มีพื้นที่สำนักงานส่วนเกินเพื่อพิจารณาให้เช่าช่วงพื้นที่นั้นได้ตามต้องการ ทั้งนี้ โมเดล ‘ศูนย์แกนหลักและยืดหยุ่น’ (Core and Flex) เช่นนี้จะช่วยผสมผสานความสำคัญในการรักษาความปลอดภัยระยะยาวของการปฏิบัติงานหลัก ขณะเดียวกันก็ให้ความยืดหยุ่นสำหรับการเติบโต ในเวลาเดียวกัน บริษัทต่างๆ จะเริ่มกำหนดบทบาทของพนักงานขึ้นมาใหม่ และกำหนดว่ากลุ่มผู้ปฎิบัติงานในหน้าที่ใดที่เหมาะสมที่สุดที่จะทำงานอยู่ในพื้นที่ศูนย์กลางธุรกิจ (CBD) และกลุ่มใดสามารถทำงานจากทางไกลหรือในสำนักงานที่สื่อสารกันผ่านดาวเทียมตามหัวเมืองใหญ่หรือบริเวณห่างไกล
นอกจากนี้ ผู้บริหารชั้นนำจะคำนึงหากลุทธ์ที่จะดึงพนักงานกลับเข้าที่ทำงานและจะเป็นสิ่งที่พนักงานตั้งตารอ สำนักงานต่างๆ จะกลายเป็นศูนย์กลางการทำงานร่วมกัน ทำหน้าที่เป็นสถานที่สำหรับทีมที่จะรวมตัวกันเพื่อประชุมระดมความคิดในกลุ่มย่อย จัดการประชุมกับลูกค้า งานฉลองในวาระสำคัญๆ และติดต่อทำงานในโครงการที่ต้องประสานงานร่วมกัน สำนักงานต่างๆ ยังจะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับการขัดเกลาทางสังคมของสมาชิกในองค์กรที่จะช่วยให้เกิดวัฒนธรรมที่ไม่สามารถสร้างผ่านการทำงานจากทางไกลได้
สิ่งที่ควรคำนึงถึงข้างหน้าต่อไป: องค์กรต้องลงทุนในเทคโนโลยีที่ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน
การลงทุนด้านเทคโนโลยีของบริษัทและกลยุทธ์การทำงานร่วมกันจะเน้นที่การปรับปรุงประสบการณ์การปฏิบัติงานของพนักงานทั้งทางไกลและนอกสถานที่ ทั้งนี้ พนักงานผู้ใช้งานล้วนคาดหวังว่าเทคโนโลยีที่ใช้งานง่ายสามารถลดการหยุดชะงักที่อาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันของตนเองลงได้ และเพื่อให้พวกเขาสามารถใช้เวลามากขึ้นในการทำงานของตนให้เสร็จ แทนที่จะใช้เวลาหาวิธีเข้าใจการทำงานของเครื่องมือต่างๆ
ในยุคการทำงานจากทุกที่ที่มักมีเสียงรบกวนจากรอบข้าง อาทิ เสียงสนทนา เสียงตะโกนจากผู้อื่น เสียงพิมพ์ดีด เสียงริงโทน ซึ่งมีความดังค่อยต่างกันล้วนส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน การปฏิสัมพันธ์ และความพึงพอใจของลูกค้า องค์กรจึงมองหาเทคโนโลยีที่ช่วยลดสิ่งรบกวนและช่วยให้พนักงานสามารถมีสมาธิมุ่งเน้นไปที่ภารกิจที่สำคัญจริงๆ ทำให้องค์กรควรเลือกใช้เทคโนโลยี Advanced Digital Hybrid Active Noise Cancelling (ANC) ที่ลดเสียงรบกวนจากภายนอกไม่ให้เล็ดลอดไปยังคู่สนทนา รวมถึงใช้ไมโครโฟนประสิทธิภาพสูงแบบมือโปรพร้อมเทคโนโลยี Acoustic Fence ของโพลีที่รวบรวมเฉพาะเสียงภายในพื้นที่ที่กำหนดเท่านั้น ดังนั้น พนักงานจะได้ยินแต่เสียงของคุณเอง และคู่สนทนาจะได้ยินเฉพาะเสียงของคุณ ไม่มีเสียงรบกวนรอบด้านอื่นๆ
เทรนด์เหล่านี้จะผลักดันความต้องการที่เพิ่มขึ้นของตลาดต่อเทคโนโลยีระดับโปรและเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เน้นพัฒนาประสบการณ์ของผู้ใช้งานที่ดีขึ้น ทั้งนี้ ReportLinker ได้คาดการณ์ไว้ว่าตลาดการประชุมทางวิดีโอในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกจะมีอัตราการเติบโตต่อปีหรือ CAGR ระหว่างปีพ.ศ. 2564-2570 ที่ 17.8% ซึ่งหมายถึงโอกาสสำคัญสำหรับผู้ขายอุปกรณ์การทำงานร่วมกัน เนื่องจากพนักงานที่ทำงานร่วมกันในสำนักงานสามารถใช้โครงสร้างพื้นฐานเดียวกันในห้องประชุมที่พวกเขาคุ้นเคยกับการใช้งานจากสำนักงานที่บ้านของพวกเขานั่นเอง
ทั้งนี้ โพลีได้วิเคราห์พบกลุ่มบุคคลในที่ทำงาน (Workplace persona framework) ที่มีพฤติกรรมที่แตกต่างกันถึง 6 กลุ่มด้วยกัน ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและสถานที่ ซึ่งองค์กรสามารถนำมาพัฒนาหากลุ่มบุคคลในที่ทำงาน เพื่อปรับวิธีการทำงานที่เหมาะสมได้ต่อไป
