เมื่อคิดถึงหน่วยงานภาครัฐ คนส่วนใหญ่มักจะคิดถึงการทำงานด้วย ‘กระดาษ’ หรือการทำงานที่จะต้องใช้เอกสารจำนวนมาก แต่ในบางหน่วยงานเช่น ‘องค์การเภสัชกรรม’ หรือ GPO รัฐวิสาหกิจสังกัดกระทรวงสาธารณสุข ที่ทำหน้าที่ผลิตยาและเวชภัณฑ์ภายในประเทศ ได้เริ่มต้นเปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่ให้รวดเร็ว ลดเวลาดำเนินงานและลดทุน ด้วยการทำ Digital Transformation เปลี่ยนงานกระดาษสู่งานดิจิทัล โดยเริ่มต้นจากจุดเล็กๆ ที่สำคัญยิ่งอย่าง ‘งานเบิกจ่าย’ ภายในองค์กร
เพราะ GPO เป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีบุคลากรมากกว่า 3,000 คน ระบบงานเบิกจ่ายที่เป็นระบบพื้นฐานขององค์กรจึงต้องรองรับการใช้งานจากคนจำนวนมาก ทำให้ต้องใช้ทรัพยากรมหาศาล ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรบุคคลอย่างเจ้าหน้าที่บัญชี รวมถึงทรัพยากรสำคัญที่สุดอย่าง ‘เวลา’ ลงไปในกระบวนการเบิกจ่ายที่เป็นแบบกระดาษ
จึงนำมาสู่จุดเริ่มต้นในการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานของ ‘ฝ่ายบัญชีและการเงิน’ ขององค์การเภสัชกรรม จากระบบงานแบบกระดาษเข้าสู่ระบบงานดิจิทัล อย่างไรก็ตามด้วยรูปแบบองค์กรที่เป็นรัฐวิสาหกิจที่มีระเบียนปฏิบัติและขั้นตอนการทำงานที่ค่อนข้างซับซ้อน ทำให้การเปลี่ยนผ่านมาใช้ระบบดิจิทัลเป็นเรื่องท้าทาย ร่วมพูดคุยกับ ‘คุณนันทนา กล่ำสมบัติ’ ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีและการเงิน องค์การเภสัชกรรม ถึงก้าวแรกของการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้
คุณนันทนา กล่ำสมบัติ ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีและการเงินองค์การเภสัชกรรม
[ เริ่มต้นจากปัญหาจริง เริ่มต้นจากคนในองค์กร ]
“เบิกจ่ายช้า ถูกท้วงติงอยู่เสมอ พนักงานไม่รู้ว่าสถานะการเบิกจ่ายถึงไหนแล้ว” เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจริงๆ ของฝ่ายบัญชีและการเงิน ขององค์การเภสัชกรรม เนื่องจากระบบการเบิกจ่ายแบบเดิมเป็นการเบิกจ่ายด้วยเอกสารกระดาษเป็นหลัก จึงใช้เวลาค่อนข้างมากในการดำเนินงาน โดยระยะเวลาเบิกจ่ายเริ่มต้นที่ 3 วันและสูงสุดถึง 30 วัน ซึ่งระหว่างนั้นพนักงานที่ทำเรื่องเบิกจ่ายจะไม่สามารถตรวจสอบสถานะของการเบิกจ่ายด้วยตัวเองได้เลย จะต้องติดต่อสอบถามเข้ามาทางฝ่ายบัญชีเท่านั้น
ระบบเบิกจ่ายแบบเดิมยังใช้เอกสารเป็นหลักเมื่อพบกับปัญหาเดิมอยู่เสมอ จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้ ‘คุณเรณุกา เชียรวิชัย’ หัวหน้าแผนกตรวจจ่าย ฝ่ายบัญชีและการเงิน ขององค์การเภสัชกรรม เห็นถึง Pain Point ที่กระทบต่อทั้งพนักงานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีและการเงินเอง โดยได้นำเรื่องนี้ไปพูดคุยกับผู้อำนวยการฝ่ายอย่าง ‘คุณนันทนา กล่ำสมบัติ’ จึงเป็นที่มาของการมองหาระบบเบิกจ่ายที่ตอบโจทย์ความต้องการ และการดำเนินงานของคนในองค์กร ก้าวแรกของ Digital Transformation ของฝ่ายบัญชีและการเงินของ GPO จึงเริ่มต้นขึ้นอย่างรวดเร็ว เพราะเริ่มต้นจากปัญหาจริงของคนในองค์กร คิดแก้ปัญหาโดยคนในองค์กร และเพื่อประโยชน์ต่อคนในองค์กรอย่างแท้จริง
คุณนันทนา กล่ำสมบัติ และทีมบัญชีและการเงิน และทีมเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์การเภสัชกรรมผู้มีส่วนสำคัญในการผลักดันการทำ Digital Transformation ในกระบวนการเบิกจ่าย
[ ความเปลี่ยนแปลงไม่ง่าย แต่ไม่ยากเกินความพยายาม ]
จากก้าวแรกวันนั้น ในที่สุด ‘D XCARE’ หรือ ระบบเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน ก็ได้รับการพัฒนาจนสำเร็จและนำมาใช้จริงใน GPO
‘D XCARE’ เป็นระบบเบิกจ่ายที่มีทั้ง Mobile Application และ Web Application ให้พนักงานของ GPO สามารถเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ ตามนโยบายขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าเบี้ยเลี้ยง เงินยืมล่วงหน้าก่อนการเดินทาง ฯลฯ ที่ทั้งผู้เบิกและผู้อนุมัติสามารถทำได้ผ่าน Smart Device ได้ทุกที่ทุกเวลา ทำให้ระยะเวลาเบิกจ่ายลดลงอย่างรวดเร็ว จากเร็วที่สุด 3 วัน เหลือเพียงหลักชั่วโมง จากนานที่สุด 30 วัน เหลือเพียง 3 วันเท่านั้น
สามารถดำเนินธุรกรรมได้ทุกที่ ทุกเวลา แต่แม้ว่าจะดีแค่ไหน ‘คุณนันทนา’ อธิบายว่า ก่อนจะสามารถเริ่มใช้งานระบบ D XCARE สิ่งที่ยากที่สุดในกระบวนการคือการทำความเข้าใจกับ ‘คน’ เพราะความเคยชินทำให้คนยากที่จะตอบรับกับความเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ตั้งแต่คนทำงานในฝ่ายบัญชีเอง คนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบ รวมไปถึงผู้ใช้งานที่จะต้องเรียนรู้สิ่งใหม่และปรับตัวด้วย
ในช่วงแรกๆ ก่อนการเปิดใช้งานระบบ D XCARE ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีและการเงินได้ศึกษาและพูดคุยกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในฝ่ายต่างๆ รวมไปถึงหน่วยงานของรัฐนอกองค์กร เพื่อให้แน่ใจว่า การนำระบบ D XCARE มาแทนการทำงานแบบเดิมสามารถเกิดขึ้นได้จริงและไม่กระทบกับระเบียบปฏิบัติของภาครัฐ เช่นเดียวกัน ในช่วงเริ่มต้นเปลี่ยนผ่านจากกระบวนการแบบเดิมเข้าสู่ระบบดิจิทัล ทีมฝ่ายบัญชีและการเงินก็ได้ดำเนินงานร่วมกับ PTT Digital ซึ่งเป็นผู้ทำหน้าที่ที่ปรึกษาและพัฒนาติดตั้งระบบ D XCARE รวมถึงให้การสนับสนุนแนะนำและทำความเข้าใจให้ผู้ใช้งานกลุ่มแรกที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้ระบบงานดิจิทัลมาก่อนสามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย จนในที่สุดเพียงระยะเวลา 2 เดือน ผู้ใช้งานส่วนใหญ่ก็สามารถปรับตัวได้และคุ้นชินกับระบบเบิกจ่ายดิจิทัลนี้ในที่สุด
คุณนันทนา กล่าวเพิ่มเติมว่า สิ่งที่มีส่วนสำคัญมากที่สุดที่ทำให้ D XCARE ประสบความสำเร็จ สามารถใช้งานได้จริง คือ ‘ทีม’ ที่มีเป้าหมายและความตั้งใจเดียวกันที่จะเปลี่ยนผ่านองค์กรจากจากระบบงานแบบเดิมสู่ระบบงานแบบดิจิทัลให้ได้ ประกอบกับการสนับสนุนของผู้บริหารและการเปิดใจของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนเป็นปัจจัยหนุนให้เกิดการเปลี่ยนผ่าน เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และสะดวกสบายมากขึ้น
[ Digital Transformation จะเดินต่อ เริ่มต้นที่ D XCARE เปลี่ยนมุมมองคน GPO ]
“ปัจจุบัน เราเริ่มต้นใช้งาน D XCARE ด้วยจำนวนผู้ใช้เพียง 100 Users เท่านั้น แต่มีพนักงานจำนวนมากเห็นว่าระบบนี้ ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการเบิกจ่าย จึงเกิดความสนใจ แจ้งความประสงค์อยากจะเข้ามาใช้ระบบด้วย” คุณนันทนา เล่าถึงกระแสตอบรับที่คนใน GPO มีต่อระบบ D XCARE
พร้อมเล่าเสริมว่า ทีมฝ่ายบัญชีและการเงินเองได้เรียนรู้หลายอย่างระหว่างทางในการนำระบบ D XCARE มาใช้ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขความเข้าใจผิดเกี่ยวกับข้อบังคับการเบิกจ่าย การปรับปรุงระบบการทำงานให้สอดรับกับระบบเบิกจ่ายใหม่ รวมถึงวิธีคิด วิธีการทำงานให้สอดคล้องกับโลกยุคดิจิทัล โดย PTT Digital ได้เข้ามาช่วยตลอดกระบวนการทำงาน ตั้งแต่เริ่มต้นโปรเจกต์ ออกแบบการทำงาน ไปจนถึงกระบวนการสนับสนุนการปรับตัวของพนักงาน GPO เองให้คุ้นชินกับระบบงานดิจิทัล ทำให้การเปลี่ยนผ่านราบรื่นและรวดเร็ว
คุณนันทนา เชื่อว่าในอนาคต GPO จะสามารถเดินหน้าทำ Digital Transformation ต่อไปได้ โดยจะค่อยๆ เปลี่ยนแปลงระบบงานต่างๆ สู่ระบบดิจิทัล อย่างระบบงานของฝ่ายบัญชีและการเงินเองก็ยังมีอีกหลายส่วนที่รอการเปลี่ยนผ่าน เช่น การพัฒนาระบบการเบิกจ่ายให้รองรับการเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล
“รวดเร็ว ลดต้นทุน ลดเวลาทำงาน” คือ ประโยคที่ ‘คุณนันทนา’ ตอบทันที หลังจากเราถามว่า Digital Transformation ในองค์กรภาครัฐจะส่งผลดีต่อประเทศไทยยังไงบ้าง พร้อมกับทิ้งท้ายว่า ไม่ว่าจะเป็นองค์กรไหนๆ ก็สามารถเริ่มต้น Digital Transformation ได้ง่ายๆ ขอเพียงแค่เริ่มเปิดใจ ศึกษา และมองหาโอกาส หยุดกลัวและก้าวออกจากกรอบอย่างแท้จริง
