การลางานไม่ว่าจะเป็นลากิจ, ลาป่วย หรือลาพักร้อน ล้วนเป็นสิทธิที่พนักงานทุกคนพึงได้รับตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานอยู่แล้ว จึงเป็นเรื่องปกติที่แต่ละวันในองค์กรอาจมีพนักงานลาตามสิทธิของตนเอง ทว่าปัญหาที่มักตามมาของคนทำงานในแผนก HR คือ บ่อยครั้งพนักงานทำเรื่องตามขั้นตอนไม่ถูกต้อง ไปจนถึงบางรายลาแบบไม่มีการบอกกล่าวใด ๆ ทั้งสิ้น หรืออาจฝากบอกเพื่อนคนอื่นไว้แล้วเพื่อนลืมแจ้ง ส่งผลเสียต่อตัวของพนักงานเองและฝ่ายบุคคลก็ปวดหัวไม่หยุด ดังนั้นการใช้โปรแกรมลางานออนไลน์จึงนับว่าตอบโจทย์และแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุดสุด ๆ
โปรแกรมลางานออนไลน์ คืออะไร
โปรแกรมลางานออนไลน์ คือ รูปแบบซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อนำไปใช้ภายในองค์กรสำหรับการทำเรื่องแจ้งการขาด – ลา ของพนักงานทุกคน ระบบทุกอย่างจะดำเนินการผ่านช่องทางออนไลน์เพียงแค่มีการดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน หรือใช้ช่องทางลิงก์ในการเข้าใช้ (ขึ้นอยู่กับระบบของแต่ละโปรแกรม) เมื่อทำตามขั้นตอนเรียบร้อยระบบจะทำการแจ้งเตือนมายังฝ่าย HR ผ่านอีเมล, มือถือ หรือการแจ้งเตือนในแอป ในหน้าเว็บไซต์ ช่วยให้การลางานเป็นไปตามเงื่อนไขที่ระบุไว้อย่างถูกต้อง
จุดเด่นสำคัญของโปรแกรมลางานออนไลน์ที่ตอบโจทย์พนักงานทุกส่วน
จากคำอธิบายเบื้องต้นจะเห็นได้ชัดว่าโปรแกรมลางานออนไลน์เข้ามาเป็นผู้ช่วยให้ทุกการขาด – ลา ง่ายดายและสะดวกต่อทั้งตัวพนักงานทุกคน รวมถึงแผนก HR ด้วย นี่จึงเป็นจุดเด่นสำคัญที่บ่งบอกว่าทำไมองค์กรของคุณควรเลือกใช้งานเป็นอย่างยิ่ง
- พนักงานสามารถทำการลาตามเงื่อนไขของตนเองได้จากทุกที่ ทุกเวลา ไม่ต้องโทรแจ้ง HR หรือฝากบอกเพื่อนใด ๆ ให้ยุ่งยาก เช่น Admit เข้าโรงพยาบาลกะทันหันตอนกลางคืน เมื่อรับการรักษาเรียบร้อยก็แจ้งลาผ่านโปรแกรมได้เลย
- เลือกรูปแบบการลาตามวัตถุประสงค์ของตนเอง และทำตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนดเอาไว้ได้ง่ายมาก เช่น ลากิจล่วงหน้า 1 วัน แม้ไม่ได้เข้าออฟฟิศก็สามารถทำได้ ไม่ผิดกฎ ไม่โดนตักเตือนใด ๆ รวมถึง HR ยังเพิ่มประเภทการลาต่าง ๆ เช่น ลากิจ, ลาป่วย, ลาพักร้อน, ลาบวช, ลาคลอด, ลาศึกษาต่อ ฯลฯ
- ในกรณีต้องใช้เอกสารประกอบการลาโปรแกรมลางานออนไลน์ก็มีฟีเจอร์ในการแนบเอกสารต่าง ๆ เพื่อยืนยันโดยเฉพาะการลาป่วยที่ต้องมีใบรับรองแพทย์อยู่เสมอ ซึ่งตัวโปรแกรมยังสามารถกำหนดรูปแบบไฟล์ได้หลายประเภท เช่น .pdf, .jpeg, .jpg, .tiff เป็นต้น เพราะบางครั้งพนักงานอาจใช้การถ่ายรูป หรือส่งไฟล์เอกสารที่ทางโรงพยาบาลทำไว้ให้ ทาง HR ก็นำไปประกอบการลาได้ตามกฎระเบียบบริษัท
- การอนุมัติลาจะแจ้งเตือนผลหลังจากแผนก HR ได้รับข้อมูล เพื่อเป็นการยืนยันว่าคุณสามารถลาได้ตามวัตถุประสงค์ของตนเองตามที่แจ้งไว้ ไม่ต้องรอคอย หรือกังวลใจว่าสรุปแล้วจะมีคนอนุมัติหรือไม่ ซึ่งทาง HR เองอาจมีการกำหนดบุคลากรที่ทำเรื่องนี้เข้ามาสำหรับอนุมัติโดยเฉพาะ เช่น หัวหน้าแต่ละแผนก, หัวหน้าฝ่าย HR เป็นต้น
- ตัวโปรแกรมลางานออนไลน์ยังสามารถจัดเก็บรายละเอียดต่าง ๆ ได้ตลอดอายุการใช้งานจนกว่าพนักงานคนดังกล่าวจะลาออก จึงช่วยประหยัดพื้นที่สำนักงานได้อีกเยอะมาก ไม่ต้องทำเอกสารให้วุ่นวาย มากไปกว่านั้นยังสามารถสรุปเป็นสถิติในรูปแบบต่าง ๆ เช่น กราฟ หรือแยกตามรายบุคคลว่าในแต่ละเดือน แต่ละปี พนักงานคนใดลางานในรูปแบบไหน เป็นจำนวนเท่าไหร่ มีส่วนให้การคำนวณโบนัส ปรับขึ้นเงินเดือน หรือปรับตำแหน่งง่ายขึ้นด้วย
- การตัดรอบปฏิทินสามารถทำได้ทั้งแบบการกำหนดตามปีงบประมาณแบบเดียวกับราชการ (1 ตุลาคม – 30 กันยายน) หรือกำหนดตามปีปฏิทินแบบบริษัททั่วไป (1 มกราคม – 31 ธันวาคม)
แค่ใช้โปรแกรมลางานออนไลน์ HR ทำงานง่ายกว่าเคย เพิ่มประสิทธิภาพต่อองค์กร
จากจุดเด่นของโปรแกรมลางานออนไลน์ที่ได้อธิบายมานี้จะเห็นว่าแผนก HR จะได้รับประโยชน์อย่างมากเมื่อไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับการลางานของพนักงานแต่ละคน ยิ่งถ้าเป็นองค์กรขนาดกลางขึ้นไปด้วยแล้ว จำนวนพนักงานเยอะ วัน ๆ หนึ่งมีการลางานเป็น 10-20 คน หากต้องมาไล่เรียงเช็กข้อมูลทีละคนผ่านเอกสารการลาคงไม่ต้องทำอย่างอื่นแล้ว
ขณะที่กลุ่มธุรกิจ SME ก็อย่าพึ่งมองว่าโปรแกรมนี้ไม่สำคัญ เพราะคุณยังสามารถนำเอาสถิติต่าง ๆ ไปใช้เพื่อประเมินพนักงานแต่ละคน รวมถึงพนักงานฝ่าย HR เมื่อทำงานในส่วนนี้ง่ายดายขึ้นพวกเขาก็สามารถปรับความยืดหยุ่นและเพิ่มผลงานในด้านต่าง ๆ ได้อีกเยอะมาก จึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กรแบบครบถ้วนรอบด้านของแท้
ด้วยเหตุนี้ไม่ว่าคุณจะเป็นองกร์ขนาดเล็ก – กลาง – ใหญ่ การมีโปรแกรมดี ๆ เอาไว้ใช้งานจะช่วยพัฒนาศักยภาพของธุรกิจให้เติบโตขึ้นกว่าเดิม แถมพนักงานทุกฝ่ายก็สามารถปฏิบัติหน้าที่ตนเองได้อย่างเข้าใจ ไม่ต้องกังวลหากต้องลางานด้วยเหตุผลต่าง ๆ คุ้มค่าขนาดนี้ของมันต้องมีแล้ว
หากคุณคือองค์กรที่กำลังหาเทคโนโลยีชั้นเยี่ยมเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจเดินหน้าอย่างมั่นคง โปรแกรมลางานออนไลน์คืออีกผู้ช่วยที่ขาดไม่ได้เป็นอันขาด คุณภาพดีเยี่ยม ทำงานง่ายทุกฝ่าย แถมยังเป็นส่วนหนึ่งในกรก้าวเข้าสู่การเป็นองค์กรที่มีวิสัยทัศน์อันยอดเยี่ยม มองการณ์ไกลอยู่เสมอ เพิ่มภาพลักษณ์ดี ๆ ในแบบที่คุณอาจไม่รู้ตัวด้วยซ้ำ ใครก็อยากร่วมงานด้วย
