มารู้จัก โปรแกรม POS ระบบจัดการร้านค้าที่จะเปลี่ยนร้านคุณให้เป็นร้านยุคใหม่

สำหรับใครก็ตามที่มีธุรกิจส่วนตัว หรือร้านค้าเป็นของตัวเองน่าจะเคยได้ยินโปรแกรม POS หรืออาจจะต้องเคยสังสัยแล้วว่าร้านค้าของเรา หรือธุรกิจของเราจำเป็นต้องใช้โปรแกรมขายหน้าร้าน หรือมีระบบจัดการร้าน หรือไม่ และมันแตกต่างหรือเหมือนกับโปรแกรม POS ออนไลน์อย่างไร

วันนี้เราจะพาทุกท่านมารู้จักกับโปรแกรม POS แบบจัดเต็มว่าโปรแกรม POS คืออะไร มีกี่ประเภท เราสามารถใช้โปรแกรม POS มาประยุกต์ใช้กับการดำเนินการธุรกิจ รวมถึงเก็บข้อมูล และใช้ในการตลาดได้อย่างไร รวมถึงสำหรับทุกท่านที่กำลังมองหาโปรแกรม POS ตัวไหนดี เรายังแนะนำ 5 ฟีเจอร์เด่นของโปรแกรม POS พื้นฐานที่ควรมี เพื่อให้ท่านได้ใช้โปรแกรม POS ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด คุ้มที่สุด เมื่ออ่านจบบทความนี้แล้วท่านจะได้รับความรู้ครบถ้วนในการเลือกใช้ระบบจัดการหน้าร้านอย่างแน่นอน ถ้าพร้อมแล้ว เริ่มกันเลย!

โปรแกรม POS คืออะไร ใช่ระบบจัดการร้านค้า ขายหน้าร้านหรือเปล่า?

ก่อนที่เราจะมาทำความเข้าใจว่าโปรแกรม POS คืออะไร เราควรรู้จักคำว่า POS เสียก่อน POS หรือ Point of Sale System คือจุดที่ลูกค้าชำระเงินเพื่อซื้อสินค้าหรือบริการในร้านค้าของคุณ อธิบายอย่างง่ายก็คือ ในทุกๆ ครั้งที่ลูกค้าจ่ายเงิน ลูกค้าจะดำเนินการที่จุด Point of Sale นั่นเอง

ดังนั้น โปรแกรม POS หรืออาจจะเรียกว่า ระบบ POS จึงเป็นระบบซอฟแวร์ หรือโปรแกรมที่จะมาช่วยดำเนินการตรงจุด Point of Sale ในการช่วยขายสินค้า รวมไปถึงจัดการระบบหน้าร้านได้อีกด้วย ซึ่งจะทำงานร่วมกันกับเครื่อง POS ซึ่งเป็นฮาร์ดแวร์  ให้เห็นภาพชัด ๆ ก็คือ โปรแกรม POS เป็นซอฟแวร์ที่อยู่ในเครื่อง POS ซึ่งก็เป็นเครื่องที่เราเห็นตั้งอยู่ตามแคชเชียร์ ตามเคาท์เตอร์ที่พนักงานจะคอยจิ้ม สัมผัส เวลาเราสั่งสินค้า หรือจ่ายเงินตามร้านสะดวกซื้อ หรือร้านอาหารนั่นเอง

ในปัจจุบันทั้งเครื่อง POS รวมไปถึงโปรแกรม POS ได้พัฒนาไปอย่างมาก ไม่เพียงแต่ใช้เก็บข้อมูลในการขายหน้าเคาท์เตอร์แบบเดิม ๆ เท่านั้น แต่ยังมีฟังก์ชั่นอื่น ๆ เพื่อช่วยให้ระบบร้านค้าของคุณทันสมัย เช่นมีระบบสมาชิก ระบบสะสมแต้ม จ่ายเงินผ่านการสแกน QR Code รองรับระบบมือถือ เพื่อให้ร้านค้าของคุณเป็นร้านค้าแห่งยุคดิจิทัล และสนองความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้นกว่าเดิม

ทั้งนี้ หากใครสนใจศึกษาเพิ่มเติมว่า โปรแกรม POS หรือระบบ POS คืออะไร แบบเจาะลึก สามารถคลิกไปที่: ทำความเข้าใจระบบ POS แบบแจาะลึก ได้เลย

ทำไมธุรกิจควรใช้โปรแกรม POS

หลายคนที่ยังไม่มี โปรแกรม POS เราขอแนะนำว่าธุรกิจควรมีระบบ POS เพราะมีประโยชน์ดังนี้

1.พัฒนาระบบจัดการคลังสินค้า
โปรแกรม POS ช่วยให้การจัดการคลังสินค้า สต๊อกสินค้าของคุณง่ายขึ้น เพราะสามารถอัพเดทจำนวนของได้แบบ real time และรู้ได้เลยว่าเรามีของอยู่เท่าไหร่ ช่วยลดความผิดพลาด

2.ช่วยบันทึก และ จัดกลุ่มบิลใบเสร็จ

ซอฟแวร์ระบบ POS ช่วยให้เราสามารถบันทึกและจัดกลุ่มบิลใบเสร็จได้อย่างง่ายดาย เพราะว่าในธุรกิจของคุณก็มีใบเสร็จหลายประเภทที่ต้องการการจัดกลุ่ม นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาใบเสร็จตามการจัดกลุ่มได้ง่าย นอกจากนี้ยังมีความสำคัญกับการทำบัญชีอีกด้วย

3.ช่วยให้การชำระเงินสะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

โปรแกรม POS ช่วยให้การชำระเงินสะดวกมากขึ้น เพียงแค่พนักงานเลือกสินค้าตามที่ลูกค้าต้องการ และระบบ POS จะช่วยคำนวณ คิดเงิน พิมพ์ใบเสร็จ หรือส่งใบเสร็จให้ลูกค้าผ่านทาง email ได้โดยอัตโนมัติ (ขึ้นอยู่กับโปรแกรม POS แต่ละตัว)

4.ช่วยจัดการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

เมื่อเรามีโปรแกรม POS เราจะสามารถบันทึกข้อมูลของลูกค้าได้ ไม่ว่าจะเป็นชื่อของลูกค้า เบอร์โทรศัพท์ ประวัติการซื้อขาย อีเมล และข้อมูลอื่น ๆ เพื่อให้เราสามารถบริหารจัดการข้อมูลลูกค้า จัดกลุ่มลูกค้า เข้าใจลูกค้า และใช้ข้อมูลเหล่านี้ให้เป็นประโยชน์ในกิจกรรมทางการตลาดอื่น ๆ ต่อไปได้

5.ช่วยให้ประสบการณ์ของลูกค้า รวมถึงพนักงานดีขึ้น

เครื่อง POS รวมไปถึงโปรแกรม POS ยังช่วยให้ประสบการณ์ของลูกค้าที่เข้ามาซื้อสินค้า หรือบริการได้รับประสบการณ์ที่ดีมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น เพราะการมีระบบ POS ทำให้กระบวนการต่าง ๆ ที่จุด Point of Sale รวดเร็วขึ้น ลูกค้าไม่ต้องรอนาน ลดข้อผิดพลาด อีกทั้งยังมอบประสบการ์การทำงานที่ดีพนักงานที่ให้บริการมากยิ่งขึ้นด้วย

6.ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลดีมากขึ้น

การมีโปรแกรม POS ทำให้ข้อมุลมีความปลอดภัยมากขึ้น เพราะระบบ POS ส่วนใหญ่จะมีการยืนยันตัวตนเข้าสู่ระบบ (double user authentication) สามารถป้องกันคนล้วงข้อมูล และรู้ได้ว่าาใครเข้ามาในระบบข้อมูลของเรา รวมถึงแอดมินของระบบสามารถบล็อกผู้ใช้งาน รวมถึงปิดการเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย

7.ช่วยให้การบริการดีขึ้น

อย่างที่เคยเกริ่นไปแล้ว โปรแกรมขายหน้าร้าน POS ช่วยให้ระบบการจัดการต่าง ๆ ภายในร้านค้ามีความเป็นระบบและรวดเร็วมากขึ้น ส่งผลให้การบริการต่าง ๆ ในภาพรวมดีขึ้น

8.ช่วยพัฒนาภาพลักษณ์ของร้านค้า

การมีโปรแกรม หรือเครื่อง POS ในร้านค้าจะทำให้ลูกค้ามีมุมมองต่อร้านค้าของเราดีมากยิ่งขึ้น เพราะการที่ร้านค้าของเรามีระบบ POS จะทำให้ร้านค้าดูมีความทันสมัย มีระบบจัดการที่ดีกว่าร้านค้าที่ใช้กระดาษ

9.เข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลา 24 ชั่วโมง

หากลูกค้าใช้โปรแกรม POS ออนไลน์ หรือระบบ POS ที่ใช้ระบบคลาวน์ จะทำให้เราสามารถค้าหา เข้าถึงข้อมูลของธุรกิจของเราจากที่ไหนก็ได้ในโลกนี้ ตลอดเวลา 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ยังเสริมสร้างความปลอดภัยให้กับข้อมูลของเรา เพราะถ้ามันอยู่บนออนไลน์แล้ว หากเกิดภัยพิบัติ ไฟไหม้ แผ่นดินไหว ข้อมูลของเราก็จะยังอยู่ในระบบออนไลน์

10.ช่วยพัฒนาประสบการณ์ของลูกค้าได้เฉพาะบุคคล (Personalization)

โปรแกรม POS สามารถช่วยพัฒนาประสบการณ์การซื้อสินค้า หรือบริการกับร้านค้าได้แบบเฉพาะบุคคล เช่นนำเสนอสินค้าตามความชอบ ความสนใจ และรสนิยมของลูกค้าแต่ละคน ซึ่งสิ่งนี้มีความสำคัญมากเพราะ ลูกค้า 70% ชอบการมมีประสบการณ์ของลูกค้าที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะทำให้เราเพิ่มยอดขายจาก Personalization ได้อีกด้วย

โปรแกรม POS ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง

จากที่เคยเกริ่นไป โปรแกรม POS หรือระบบ POS หลักจะแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วน ได้แก่ 1. ฮาร์ดแวร์ (เช่น เครื่อง POS) และ 2.ซอฟแวร์ (เช่น โปรแกรม POS) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

ฮาร์ดแวร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ ของโปรแกรม POS

1.เครื่อง POS  จะเป็นเครื่องที่เป็นตัวประมวลผลของข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรม POS คิดง่าย ๆ ก็เหมือนกับเครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ที่จะเป็นตัวประมวลผลซอฟแวร์ โปรแกรมต่าง ๆ โดย เครื่อง POS ในปัจจุบันนั้นส่วนใหญ่จะมีจอภาพทั้งแบบธรรมดา หรือ ระบบสัมผัสติดมากับตัวเครื่องอยู่แล้ว แต่ถ้าแบบเดิมก็อาจจะต้องมีจอภาพแยกออกมา

2.แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน ในสมัยนี้ ร้านค้าส่วนใหญ่ที่เป็นร้านเล็ก ๆ หรือขนาดกลางมีกจะใช้แท็บแล็ต หรือสมาร์ทโฟน ใช้แทนเครื่อง POS เพราะสามารถใช้งานได้แบบพกพา มีความสะดวก พาไปไหนก็ได้ สามารถพกไปออกร้านภายนอกได้ มีน้ำหนักเบา และบางโปรแกรม POS สามารถติดตั้งลงในอุปกรณ์เหล่านี้ได้เลย

3.เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ เป็นเครื่องที่ใช้ออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้าเมื่อชำระเงิน

4.เครื่องสแกน Barcode/ Qr Code จะเป็นเครื่องที่มีเลเซอร์ไว้อ่านบาร์โคด หรือ QR code ของสินค้า หรือบัตรสมาชิก

5.ลิ้นชักเก็บเงิน ไว้ใช้เก็บเงินลูกค้า หรือทอนเงินให้แก่ลูกค้า หน้าตาจะเป็นลิ้นชักที่มีช่องเก็บเงินเป็นสัดส่วน ตามที่เราหลายคนเคยเห็นในร้านสะดวกซื้อ หรือร้านค้าต่าง ๆ

6.จอแสดงราคา เพื่อแสดงราคาให้ลูกค้าทราบ และตรวจสอบราคาของสินค้า ยอดรวม และจำนวนเงินทอน

อย่างไรก็ตามในส่วนของฮาร์แวร์ เราไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เหล่านี้ทั้งหมด เลือให้เหมาะสมกับร้านค้าของตัวเอง และในปัจจุบัน เพียงแค่มีสมาร์ทโฟนเครื่องเดียวก็สามารถใช้เป็นเครื่อง POS ได้แล้ว

ซอฟแวร์ ของระบบ POS

ตัวซอฟแวร์ของระบบ POS ก็คือตัวโปรแกรม POS อย่างที่เราได้อธิิบายไปในหัวข้อก่อนหน้านั่นเอง โดยโปรแกรม POS ส่วนใหญ่จะสามารถช่วยดำเนนการระบบ POS พื้นฐาน เช่นจัดการหน้าร้าน ชำระเงิน จัดการสต๊อกหลังร้าน ออกบิล-ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี

ประเภทของโปรแกรม POS

ความเป็นจริง ตราบใดที่ธุรกิจ หรือร้านค้าของเรามีจุด Point of Sale  เราสามารถใช้งาน และประยุกต์โปรแกรม POS ให้เข้ากับธุรกิจ หรือร้านค้าต่าง ๆ ได้หลากหลายมาก ไม่ว่าจะเป็น ร้านอาหาร ร้านกาแฟ แต่ในที่นี้เราะแนะนำประเภทของโปรแกรม POS ที่คนใช้งานกันส่วนใหญ่นั่นคือ 1. โปรแกรมจัดการหน้าร้าน ร้านอาหาร และ 2. โปรแกรม POS ร้านค้าปลีก

1.โปรแกรม POS ร้านอาหาร

เป็นโปรแกรม POS ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับธุรกิจร้านอาหาร ซึ่งรวมไปถึงร้านกาแฟ ร้านขนม ร้านของหวาน คาเฟ่ โปรแกรม POS ประเภทนี้จะมีฟังก์ชั่นต่าง ๆ ที่จำเป็นกับการดำเนิการร้านอาหาร ไม่ว่าจะเป็นเมนูอาหาร การเปิดโต๊ธ การเปิดออเดอร์ การดูเมนูอาหาร สั่งอาหาร ซึ่งอาจจะมีฟังก์ชั่นเสริมอื่น ๆ เพื่อพัฒนาประสบการณ์ในการให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น ใช้การสแกน QR Code เพื่อดูเมนู หรือจ่ายเงินเป็นต้น นอกจากนี้พนักงานยังสามารถตรวจสอบสถานะ รายการออเดอร์ของแต่ละโต๊ะ หรือของแต่ละลูกค้าได้ รวมถึงยังอาจมีฟังก์ชั่นบริการจัดส่ง เดลิเวอร์รี่อีกด้วย

2.โปรแกรม POS ร้านค้าปลีก

เช่นเดียวกัน โปรแกรม POS ร้านค้าปลีกก็จะมีลักษณะคล้ายกับตัวของร้านอาหาร แต่จะมีฟังก์ชั่นที่ตอบสนองต่อความต้องการของธุรกิจค้าปลีกมากขึ้น เช่น การจัดการสต๊อกสินค้า การติดตามยอดขาย การเชื่อมต่อกับระบบ CRM การแจ้งเตือนเมื่อสินค้าในคลังเหลือน้อย การบริหารสต๊อกอย่างเป็นระบบ เช่นมีระบบที่คอยเช็คแนวโน้มของสินค้าที่กำลังเติบโต หรือที่ต้องเร่งระบายของออก หรือควรจัดแคมเปญแบบไหน อย่างไร เป็นต้น

เจาะลึกสุดยอด 5 ฟีเจอร์ที่ควรมีในโปรแกรม POS

เมื่ออ่านถึงตรงนี้แล้ว หลาย ๆ ท่านคงเข้าใจระบบ โปรแกรม POS มากขึ้น และ/หรือ ต้องการนำโปรแกรม POS เข้ามาใช้ในร้านค้า ธุรกิจของคุณแล้ว ตอนนี้เราจะมาแนะนำว่า หากจะเลือกใช้โปรแกรม POS ควรจะเลือกตัวที่มีฟังก์ชั่นอะไรบ้าง เพื่อช่วยให้ท่านตัดสินใจ และจะได้ไม่พลาดในการเลือกใช้โปรแกรม POS โดยฟังก์ชั่นหลัก ๆ ของโปรแกรม POS ที่ควรมีได้แก่

1.แคตตาล็อกสินค้า

ในโปรแกรม POS ที่เราเลือกใช้ ควรจะมีหน้าแคตตาล็อค หรือ Product Categories ของสินค้า และหน้าแคตตาล็อคของสินค้าควรจะง่ายต่อการเข้าถึง เพื่อความสะดวก และรวดเร็วในการดำเนินการของระบบ POS โดยรวม โดยหน้าตาของแคตตาล็อกของสินค้าอาจจะมีการจัดหมวดหมู่สินค้าตามประเภทของธุรกิจต่าง ๆ

2.จัดการออเดอร์ของลูกค้า

โปรแกรม POS ที่ดีควรมีระบบจัดการออเดอร์ลูกค้า เช่นการรับออเดอร์ที่ดี  โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันที่หลายคนหันมาซื้อสินค้าออนไลน์กันหมดแล้ว

3.รายงานและการวิเคราะห์ข้อมูล

ควรสามารถรายงานผล และวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ เช่นยอดขาย ข้อมูลการขาย ข้อมูลของลูกค้า สต๊อกสินค้า และอื่น ๆ ได้ทันที และปลอดภัย

4.การจัดการสต๊อกสินค้า

ฟังก์ชั่นนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับร้านค้าปลีก เพราะต้องมีระบบจัดการของ ต้องคอยเช็คยอดสต๊อกของตลอดเวลา ว่าของไหนที่เราควรเร่งระบาย หรือของไหนที่เราขาด

5.เชื่อมต่อกับระบบ CRM

ฟีเจอร์ที่ขาดไม่ได้ของโปรแกรม POS เลยก็คือ CRM เพราะจะช่วยให้ร้านค้าสร้างความสัมพันธ์ที่ดีให้แก่ลูกค้า ผ่านการเก็บประวติ ข้อมูลลูกค้า ทำระบบสมาชิก สะสมแต้ม จัดกลุ่มลูกค้า เพื่อออกเคมเปญ โปรโมชั่นที่ตอบสนองต่อลูกค้าเฉพาะกลุ่ม

POS Rocket สุดยอดโปรแกรมจัดการร้านค้า

หากท่านใดต้องการโปรแกรม POS หรือระบบ POS ที่ดี เราขอแนะนำทุกท่านมาทำความรู้จักกับ โปรแกรม POS ของ Rocket Digital สุดยอดโปรแกรม มีฟังก์ชั่นที่คุณต้องการครบ ทั้งจัดการหน้าร้านสำหรับร้านค้ายุคใหม่ ที่จะผสานออนไลน์ กับ ออฟไลน์เป็นหนึ่งเดียว ประหยัดเวลา และรับออเดอร์ได้มากขึ้น ลองใช้โปรแกรม POS ของ Rocket เลย

สรุป

ในบทความนี้ก็คงจะตอบข้อสงสัยของใคร ๆ หลาย ๆ คนเกี่ยวกับโปรแกรม POS หรือระบบ POS ว่าคืออะไร มีประเภทอะไร ช่วยเหลือธุรกิจของคุณได้อย่างไร และควรเลือกโปรแกรม POS ที่่มีฟังก์ชั่นแบบไหนบ้าง หากใครที่กำลังทำธุรกิจ ร้านค้าแล้วยังไม่มีโปรแกรม POS อย่าลืมมองหาโปรแกรม POS กันด้วยนะ !