ระบบ POS เปลี่ยนร้านค้าให้เป็นร้านยุคใหม่ได้อย่างไร เรามีคำตอบ

พ่อค้าแม่ค้าที่มีหน้าร้านหลายคนน่าจะเคยได้ยินคำว่า ระบบ POS แต่อาจจะยังไม่รู้ว่าระบบ POS คืออะไร มีประโยชน์และสามารถช่วยเปลี่ยนร้านค้ายุคอนาล็อกให้กลายเป็นร้านค้าในยุคดิจิตอลได้ยังไง? จริงๆ แล้วหลายคนน่าจะเคยเห็นระบบ POS กันแล้วล่ะ เพียงแต่อาจจะไม่ทราบว่าที่เห็นพนักงานตามร้านค้า หรือ คาเฟ่ เวลาเช็กบิลแล้วจิ้มๆ สมาร์ทโฟน หรือไอแพด นั้นเรียกว่าระบบ POS หรือ Point of Sale

บทความนี้จะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับระบบ POS ว่าจริงๆ แล้ว ระบบ POS คืออะไร สำคัญกับร้านค้าอย่างไร ทำไมร้านค้าสมัยนี้จำเป็นต้องใช้ระบบนี้ พร้อมทั้งแนะนำฟีเจอร์เด่นๆ ที่จะช่วยให้การบริหารงานร้านค้าของคุณง่ายขึ้น ถ้าพร้อมแล้วไปดูพร้อมกันเลย

ทำความรู้จัก ระบบ POS

แม้ว่าจะเคยเห็นพนักงานตามร้านอาหาร หรือคาเฟ่ เวลาเรียกเช็กบิล แล้วจะมีพนักงานมาเก็บเงินโดยคิดค่าบริการผ่านอุปกรณ์ เช่น สมาร์ทโฟน หรือ ไอแพด แต่เราก็ยังไม่ทราบใช่ไหมคะ ว่านั้น คือ ระบบ POS งั้นเรามาลองทำความรู้จักระบบ POS กันก่อนดีกว่า ว่าเจ้าระบบ POS หรือ POS System ดียังไง ทำไมร้านค้าหลายๆ ร้านถึงใช้ระบบนี้กัน

ระบบ POS คือ

ระบบ POS คือ ระบบขายหน้าร้าน โดยย่อมาจากคำว่า Point of Sale ถ้าให้พูดเข้าใจง่ายๆ ระบบ POS  เปรียบเสมือนโปรแกรมคิดเงิน และ โปรแกรมขายหน้าร้าน ที่สามารถช่วยบันทึกข้อมูลการซื้อ-ขาย ให้ลูกค้าสามารถชำระเงินผ่าน QR code ออกใบเสร็จ รวมไปถึงบันทึกออเดอร์ต่างๆ ของลูกค้า สรุปรายรับรายจ่ายอย่างรายละเอียดไว้

ส่วนใหญ่เรามักจะเห็นเครื่อง POS หรือ ระบบ POS ตามห้างสรรพสินค้า ร้านอาหาร คาเฟ่ แล้วร้านค้าทั่วไป ที่มีจุดเชียร์ชำระเงิน

ตัวอย่างระบบ POS

ระบบ POS หรือที่บางคนเรียกว่า โปรแกรม POS สามารถใช้ได้กับทุกธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจขนาดใหญ่ ซึ่งข้อดีของระบบ POS คือช่วยบริหารจัดการร้านค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น สามารถเช็กข้อมูลได้ โอกาสเงินหายลดลง เช็กยอดขายได้ บริการรวดเร็วทันใจ นอกจากนี้ ระบบ POS ยังสามารถช่วยให้คุณนำข้อมูลต่างๆ ในระบบมาคิดโปรโมชั่นเพื่อดึงดูดลูกค้าอีกด้วย

ตัวอย่างระบบ POS ที่ดี เช่น โปรแกรม POS ของ Rocket ที่มีหลายรูปแบบเพื่อให้เหมาะกับประเภทธุรกิจที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ร้านอาหาร คาเฟ่ หรือโรงแรม สามารถทำได้หลายอย่าง เช่น สแกน Qr code เพื่อดูเมนู ชำระเงิน และสั่งอาหาร ติดตามยอดขาย เช็กสต๊อกสินค้า จัดเก็บข้อมูลลูกค้า และระบบสมาชิกสะสมแต้ม ซึ่งโปรแกรม POS จะช่วยให้บริหารจัดการร้านได้อย่างง่ายและตรงกับเป้าหมายที่วางไว้

ระบบ POS ทำอะไรได้บ้าง

ระบบ POS สามารถให้คุณบริหารจัดการร้านค้าของคุณได้ง่ายดาย ช่วยลดภาระของคุณในการตรวจสอบร้านค้า ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าออนไลน์ ร้านค้าออฟไลน์ หรือจะทั้งสอง คุณก็สามารถใช้โปรแกรม POS ช่วยได้ ซึ่งมาถึงตรงนี้บางคนอาจจะยังสงสัยว่า แล้วระบบ POS ทำอะไรได้บ้าง ?

• จัดเก็บข้อมูลของลูกค้า
• คิดเงินหน้าร้าน
• เช็กสต๊อกสินค้าได้แบบเรียลไทม์
• ออกใบเสร็จ
• เช็กยอดขายได้แบบเรียลไทม์
• การจัดการใบกำกับภาษี
• สรุปรายรับ-รายจ่ายของร้าน
• ระบบสมัครสมาชิก

ความสำคัญของระบบ POS ต่อธุรกิจ

อย่างที่ได้พูดกันไปในหัวข้อก่อนๆ ว่าระบบ POS สามารถช่วยลดภาระการบริหารจัดการร้านค้าของผู้ประกอบการลงได้ นอกจากนี้ข้อมูลในระบบ POS ยังสามารถนำมาใช้วางแผนกลยุทธ์ทางการตลาด พร้อมทั้งออกโปรโมชั่นต่างๆ เพื่อดึงดูดลูกค้าให้มาใช้บริการร้านค้าของคุณ

เรียกว่าระบบ POS เป็นผู้ช่วยบริหารจัดการร้านค้าตั้งแต่หน้าร้านไปจนถึงระบบหลังร้านเลยทีเดียว ทำให้ปัจจุบันหลายๆ คนมักจะเห็นระบบ POS ตามห้างสรรพสินค้า ร้านอาหาร คาเฟ่ และร้านค้าทั่วไป เพราะเป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้คุณสามารถบริหารจัดการร้านค้าได้เป็นระบบมากขึ้น

องค์ประกอบของระบบ POS

ถ้าให้แบ่งองค์ประกอบของระบบ POS สามารถแบ่งออกเป็น 2 องค์ประกอบหลัก ได้แก่

เครื่อง POS

เครื่องหรืออุปกรณ์ POS นับเป็นองค์ประกอบที่ถูกจัดในหมวกฮาร์ดแวร์ (Hardware) โดยเครื่อง POS จะหมายถึงเครื่องที่ลงโปรแกรมและอุปกรณ์อื่นๆ ที่ทำงานร่วมกับระบบ POS ได้แก่

• เครื่อง POS ที่เป็นตัวประมวลผลหลักของข้อมูลทั้งหมด
• จอภาพ ไว้สำหรับแสดงการทำงานของโปรแกรม POS สามารถใช้ได้ทั้งแบบจอ LED หรือ จอ Touch Screen
• iPad  ปัจจุบันมีระบบ POS ที่สามารถใช้งานได้บนไอแพด โดยข้อดีคือ สวยงาม น้ำหนักเบา เคลื่อนย้ายง่าย และประหยัดพื้นที่ในร้าน
• แท็บเล็ต หรือ อุปกรณ์ Android การทำงานและข้อดีคล้ายกับไอแพด แต่ อุปกรณ์ Android บางรุ่นอาจจะมี 2 หน้า และมีเครื่องพิมพ์ใบเสร็จในตัว
• เครื่องสแกน Qr code ส่วนใหญ่จะเป็นแบบเลเซอร์ไว้อ่านรหัสบาร์โค้ดบนสินค้า
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ สำหรับออกใบเสร็จให้กับลูกค้า หลังจากชำระเงินเรียบร้อยแล้ว
• ลิ้นชักเก็บเงิน ส่วนใหญ่มักจะมาพร้อมกับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
• จอแสดงราคา ไว้โชว์ราคาสินค้าและบริการให้ลูกค้าสามารถเช็กความถูกต้องได้ด้วยตนเอง

โปรแกรม POS

โปรแกรม POS ถูกจัดอยู่ในหมวกซอฟต์แวร์ (Software) และเป็นศูนย์บัญชาการที่สำคัญที่สุดของระบบ POS เพราะมีหน้าที่จัดเก็บข้อมูลของร้านค้า โดยโปรแกรม POS ของ Rocket สามารถช่วยให้การบริหารจัดการร้านง่ายมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การเก็บบันทึกข้อมูลการขาย ยอดขาย ออเดอร์ลูกค้า สต๊อกสินค้า ข้อมูลระบบสมาชิก ยอดซื้อสะสม โดยข้อมูลทั้งหมดของร้านค้าจะถูกจัดเก็บไว้บนคลาวด์ ซึ่งคุณสามารถเช็กข้อมูลได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นอกจากนี้ ยังสามารถนำรีพอร์ตแบบเรียลไทม์ไปวิเคราะห์ เพื่อวางกลยุทธ์กระตุ้นยอดขายได้

ประเภทของระบบ POS

1.Cloud-based POS systems

ระบบ POS บนคลาวด์ หรือที่หลายคนเรียกว่า ระบบ POS บนเว็บ เป็นระบบที่คุณสามารถเข้าถึงได้ข้อมูลได้จากทุกที่ เพียงแค่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตและลงชื่อเข้าใช้ ทำให้คุณสามารถเช็กข้อมูลต่างๆ แม้ว่าจะไม่ได้ประจำอยู่ที่ร้านก็ตาม นอกจากนี้ระบบ POS บนคลาวด์บางเจ้าคุณไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการเชื่อมต่อเพื่อเข้าถึงข้อมูลต่างๆ

ระบบ POS ประเภทนี้เหมาะกับธุรกิจที่มีสินค้าหลายรายการ เช่น ร้านขายของช่ำ ร้านสะดวกซื้อ โรงแรม หรือร้านอาหาร เป็นต้น

2.Mobile POS systems

ระบบ POS บนโทรศัพท์ หรือเรียกสั้นๆ ว่า mPOS เป็นระบบที่แยกย่อยมาจากระบบ POS บนคลาวด์ โดยมีการทำงานทุกอย่างเหมือนกัน ซึ่งปัจจุบันระบบ POS ประเภทนี้เป็นที่นิยมเป็นอย่างมาก และจำเป็นต้องใช้กับอุปกรณ์จำพวก iPad หรือ แท็บเล็ต

ข้อดีของระบบ mPOS คือ ความคล่องตัว สามารถเคลื่อนย้ายได้ใช้ง่าย เหมาะสำหรับธุรกิจร้านอาหาร หรือ คาเฟ่ นอกจากนี้ยังมีราคาที่ถูกกว่าระบบ POS บนคลาวด์อีกด้วย

3.Self-service kiosks

ถ้าหากพูดว่าระบบ POS ประเภท Self-service kiosks หลายคนอาจจะนึกภาพไม่ออก แต่ถ้าหากพูดว่าเครื่อง Self Checkout หรือ ช่องหรือตู้ชำระเงินด้วยตนเอง หลายคนน่าจะนึกออก โดยระบบ POS ประเภท Self-service kiosks สามารถพบเห็นได้ตามห้างสรรพสินค้า โรงหนัง หรือซุปเปอร์มาร์เก็ต

ซึ่งระบบ POS ประเภท Self-service kiosks สามารถช่วยลดความแออัดและเวลาที่ลูกค้าต้องรอที่เคาน์เตอร์เพื่อชำระเงิน

4.All-in-one POS systems

ระบบ POS ประเภท All-in-one เป็นระบบที่มีฟีเจอร์ต่างๆ แบบครบวงจร ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการร้านค้าได้ง่ายกว่าเดิมหลายเท่า ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างเป็นระบบ และช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้ นอกจากนี้ระบบ POS ประเภทนี้ยังลดโอกาสที่จะระบบอาจจะเกิดความผิดพลาดให้น้อยลง

ระบบ POS มีฟีเจอร์เด่นอะไรบ้าง

1.ออเดอร์ผ่าน QR code

นับว่าเป็นฟีเจอร์ที่สะดวกทั้งลูกค้าและพนักงาน ช่วยประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงานของพนักงาน เพื่อให้พนักงานสามารถไปทำส่วนอื่นๆ ที่สำคัญ โดยฟีเจอร์นี้จะเปลี่ยนการทำออเดอร์ให้เป็นระบบอัตโนมัติ ลูกค้าสามารถสแกน Qr code เพื่อชำระเงิน หรือทำการสั่ง Pick-up order จากนอกร้านข้างได้

2.ระบบสมาชิก ระบบสะสมแต้ม

ระบบสมาชิกและระบบสะสมแต้ม เป็นระบบที่สามารถเปลี่ยนลูกค้าขาจรให้กลายเป็นลูกค้าประจำได้ ซึ่งนับว่าเป็นระบบที่ดีมากๆ โดยจะเชื่อมกับระบบสมาชิกอัตโนมัติ สามารถให้หรือใช้คะแนนลูกค้าได้อัตโนมัติ นอกจากนี้ฟีเจอร์นี้ยังสามารถจัดหมวกหมู่ได้ เช่น ลูกค้า VIP หรือ ลูกค้า VVIP เพื่อสิทธิพิเศษ

โดยลูกค้าสามารถ Log-in เข้าระบบสมาชิกหรือระบบสะสมแต้มผ่านมือถือของลูกค้า เพื่อเช็กแต้ม และสิทธิพิเศษต่างๆ ได้

3.จัดเก็บข้อมูล อย่างละเอียด

ฟีเจอร์เด่นของระบบ POS แน่นอนว่าต้องเป็นการจัดเก็บข้อมูล โดยสามารถเก็บข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับร้านค้าได้อย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลลูกค้า ระบบสมาชิก ระบบสะสมแต้ม ยอดขาย ออเดอร์ สต๊อกสินค้า ประวัติการสั่งซื้อ ประวัติการใช้งานระบบ และข้อมูลส่วนตัวต่างๆ

4.Report แบบเรียลไทม์

อีกหนึ่งฟีเจอร์เด่นจากระบบ POS คือ Report แบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูยอดขายรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปีได้ทันที และสามารถนำเข้ามูลต่างๆ มาวิเคราะห์เพื่อวางกลยุทธ์ทางการตลาด ที่จะช่วยให้สินค้าของคุณขายดี

5.เชื่อมกับระบบ Marketing Automation

คุณสามารถนำข้อมูลลูกค้าที่จัดเก็บไว้บนระบบ POS มาต่อยอดกระตุ้นการซื้อซ้ำได้ โดยนำข้อมูลลูกส่วนตัว ประวัติการใช้งาน พฤติกรรมการซื้อสินค้าหรือพฤติกรรมการบริโภค ของลูกค้ารายคนมาวิเคราะห์ เพื่อกำหนดโปรโมชั่นที่ตรงกับความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย

ถ้าจะพูดถึงโปรแกรม POS ที่มีฟีเจอร์ครบถ้วน ระบบ POS ของ Rocket มีทุกฟังก์ชั่นที่กล่าวไปข้างต้น ที่จะช่วยให้ง่ายต่อการบริหารจัดการร้าน พร้อมทั้งช่วยอำนวยความสะดวกสบายให้แก่ผู้ลูกค้า เรียกได้ว่าเป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์ทั้งกับเจ้าของธุรกิจและผู้ใช้บริการ

สรุปเกี่ยวกับระบบ POS

ในปัจจุบันมีร้านค้า ร้านอาหาร และคาเฟ่หลายร้านที่เลือกใช้ระบบ POS เพื่อนำมาใช้เป็นตัวช่วยในการบริหารจัดการร้านค้า โดยโปรแกรม POS ของ Rocket เป็นหนึ่งในโปรแกรม POS ที่ได้รับความนิยม ซึ่งจะช่วยให้การบริหารจัดการออเดอร์ลูกค้าเก็บข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล วางแผน วางกลยุทธ์ต่างๆ พร้อมทั้งการออกโปรโมชั่นที่ตรงใจกับกลุ่มเป้าหมายเพื่อกระตุ้นให้เกิดการซื้อซ้ำ และนั้นจึงเป็นสาเหตุที่ทำให้ระบบ POS ของ Rocket เป็นที่ต้องการสำหรับร้านค้าหลายๆ ร้านในปัจจุบัน