ในปัจจุบันองค์กรเกือบทุกประเภทต่างต้องมีการปรับเข้าสู่ยุค Digital Age กันมากขึ้น เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ ภายในสภาพแวดล้อมการทำงานและการทำธุรกิจที่ถูกยกระดับสู่
แพลตฟอร์มออนไลน์มากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้องค์กรต่างต้องลงทุนเพื่อนำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาประยุกต์ใช้ในกระบวนการทำงานต่างๆ ให้สอดคล้องกับปัจจุบันมากขึ้น การปรับตัวเหล่านี้เรียกว่ากระบวน Digital Transformation นั่นเอง แต่คุณรู้หรือไม่ว่างานบริหารทรัพยากรบุคคลก็ต้องปรับกระบวนการทำงานให้ทันด้วยเช่นกัน วันนี้ Humansoft จะมาอธิบายให้คุณได้เข้าใจว่า Digital Transformation เข้ามาเปลี่ยนแปลงระบบงาน HR อย่างไรบ้าง และมีเครื่องมืออะไรบ้างที่องค์กรในยุคนี้ควรนำมาประยุกต์ใช้
Digital Transformation ส่งผลต่อระบบงาน HR อย่างไร
การมาของกระบวนการ Digital Transformation ถือว่ามีผลกระทบเกือบทุกวงการ รวมถึงระบบงานบริหารทรัพยากรบุคคลหรือ HR (Human Resource) อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ จนกลายเป็นแนวคิดที่เรียกว่า “HR Digital Transformation” นั่นเอง เป็นแนวคิดที่ได้มีการนำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยปรับกระบวนการทำงานให้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพื่อช่วยลดขั้นตอนต่างๆ ให้สั้นลงและลดโอกาสเกิดความผิดพลาดระหว่างทางได้มากขึ้น ทำให้ทีมบริหารงานบุคคลสามารถวางแผนกำลังคน ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกขององค์และการประเมินผลของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยหนึ่งในเครื่องมือหรือโปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านบริหารบุคคลอย่าง “โปรแกรมบริหารงานบุคคล” ถือเป็นเครื่องมือที่กำลังได้รับความนิยมในองค์กรต่างๆ ที่เปลี่ยนถ่ายกระบวนการทำงานด้วยเทคโนโลยีออนไลน์ เพื่อให้ภาระงานด้านบริหารบุคคลไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่เคยเป็น
โปรแกรมบริหารงานบุคคลคืออะไร
โปรแกรมบริหารงานบุคคล คือซอฟต์แวร์ที่เป็นการนำกระบวนการทำงานของระบบ HR เข้ามารวมไว้ในระบบเดียว เพื่อช่วยลดเวลาการทำงานต่างๆ มากขึ้น เพราะเดิมที่งานประเภทนี้จะต้องเจอ เช่น การทำเอกสารต่างๆ มากมาย การคำนวณเวลาทำงานด้วยการย้อนไล่ Timeline ของแต่ละบุคคล รวมไปถึงการคำนวณสิทธิประโยชน์ต่างๆ ของพนักงาน ซึ่งภาระงานทั้งหมดที่กล่าวไปนั้นถูกพัฒนาให้รวมอยู่ในโปรแกรมฝ่ายบุคคลที่เดียว ช่วยให้นายจ้างมีเวลาในการบริหารองค์กรได้มากขึ้นและลดความวุ่นวายต่างๆ จากงานเอกสารได้อย่างลงตัว โดยที่ไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานเพื่อทำงานในฝ่าย HR เป็นจำนวนมากอีกต่อไป
ฟีเจอร์เด่นๆ ของโปรแกรมบริหารงานบุคคล
อย่างที่ได้กล่าวไปว่าโปรแกรมบริหารงานบุคคลนั้นถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยลดภาระงานต่างๆ ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ทำให้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้เต็มไปด้วยฟีเจอร์สำคัญที่จำเป็นต่อการทำงานด้าน HR ได้อย่างครบวงจรไม่ว่าจะเป็น
- โปรแกรมคำนวณเวลาทำงาน เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยจัดการเรื่องการลงเวลาทำงานของพนักงานทุกคน สามารถใช้งานได้ทั้งการลงเวลาเข้า-ออก, การแจ้งลาของพนักงาน (ลาป่วย,ลากิจ,ลาพักร้อน) รวมถึงการเช็กชั่วโมงทำงาน เพื่อให้นายจ้างหรือทีม HR สามารถนำไปคำนวณเป็นข้อมูล เพื่อใช้ในกระบวนการต่างๆ อย่างการทำเงินเดือนและการปรับตำแหน่ง
- โปรแกรมทำเงินเดือน หรือโปรแกรม Payroll เป็นฟีเจอร์สำหรับการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแบบรายบุคคล โดยอ้างอิงจากข้อมูลจากเวลาทำงานเป็นหลักมีความเที่ยงตรงสูง โปรแกรมเงินเดือน Payroll สามารถทำสลิปเงินเดือนแบบอัตโนมัติและทำการส่งไปไปยังพนักงานรายบุคคลผ่านทางอีเมลหรือช่องทางอื่นๆ ได้ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์เป็นเอกสารให้เปลืองกระดาษ
- แบบทดสอบเพื่อประเมินรายบุคคล ฟีเจอร์ที่สามารถช่วยประเมินศักยภาพของพนักงานได้ โดยที่องค์กรไม่จำเป็นต้องจัดทำแบบทดสอบแนวเดิมๆ ให้เสียเวลา เพียงแค่สร้างแบบทดสอบออนไลน์และให้พนักงานเข้าไปจัดการด้วยตัวเองได้ผ่านระบบโปรแกรมฝ่ายบุคคล
- เช็กสิทธิประโยชน์ส่วนบุคคลด้วยตัวเอง อีกฟีเจอร์ที่ไม่พูดถึงไม่ได้ก็คือการเช็กสิทธิประโยชน์หรือ Total Benefit รายบุคคลได้ด้วยตัวเอง โดยที่พนักงานไม่จำเป็นต้องเดินเข้าไปหาทีม HR สามารถเช็กได้ง่ายๆ ผ่านระบบโปรแกรมฝ่ายบุคคลเช่นกัน
สรุป
การปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้ตามทันยุคสมัยอยู่เสมอ คือสิ่งที่ผู้บริหารและบุคลากรจำเป็นต้องปรับตัวอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะเรื่องของเทคโนโลยีต่างๆ ที่มีการพัฒนาให้ล้ำขึ้นทุกวันตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพราะสิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นเครื่องมือสำคัญที่สามารถช่วยยกระดับวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะกับงานบริหารทรัพยากรบุคคลที่ต้องมีทั้งความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ จึงทำให้โปรแกรมบริหารงานบุคคลเป็นโซลูชันที่องค์กรต่างๆ ควรนำมาประยุกต์ใช้เพื่อลดภาระงานเหล่านี้ให้เป็นเรื่องง่ายและคล่องตัวมากขึ้น
สำหรับใครที่กำลังมองหาโซลูชัน HR ที่สามารถช่วยยกระดับให้งานบริหารบุคคลขององค์กร มีความเสถียรและทันสมัยมากขึ้น Humansoft พร้อมตอบโจทย์ทุกองค์กรด้วย “โปรแกรม Payroll & HRM Solution” ที่ครบถ้วนทุกฟีเจอร์ที่ทีม HR ต้องการ สามารถจัดการภาระงานต่างๆ ได้ผ่านระบบออนไลน์ 100% ปรึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.humansoft.co.th
