ไม่ว่าองค์กรไหนๆ การประชุมก็ถือเป็นกิจกรรมสำคัญที่ทำให้ทุกภาคส่วนขององค์กร สามารถรับรู้ความเคลื่อนไหวต่างๆ กันอย่างพร้อมเพรียง ซึ่งในปัจจุบันก็ได้มาเทคโนโลยีต่างๆ ที่มีการพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยให้การประชุมมีความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้นไม่ว่าจะเป็น เทคโนโลยีการฉายภาพเพื่อการนำเสนอหรือ Presentation ระบบเสียง ไมโครโฟน และมากไปกว่านั้นคุณยังสามารถทำการประชุมผ่านทางออนไลน์ได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนมารวมตัวกันในที่ประชุมแบบเดิมๆ นั่นคือการประชุมแบบ Video Conference วันนี้ Project Pro ผู้นำด้านการ จำหน่ายโปรเจคเตอร์ และอุปกรณ์เสริมที่สำคัญต่อการประชุมจะมาอธิบายให้คุณได้เข้าใจว่าระบบ Video Conference คืออะไรและควรติดตั้งอุปกรณ์อะไรบ้างถึงจะทำให้การประชุมมีความสมบูรณ์มากที่สุด
การประชุมแบบ Video Conference คืออะไร
การประชุมผ่าน Video Conference คือวิธีการประชุมรูปแบบหนึ่งที่เน้นเป็นการใช้งานผ่านทางออนไลน์เป็นหลัก โดยไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนเดินทางมาเพื่อประชุมในสถานที่ต่างๆ โดยการประชุมแบบ Video Conference นั้นผู้นำการประชุมจำเป็นที่จะต้องมีการเตรียมพร้อมระบบโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้องประชุมให้ครบถ้วน เพื่อให้การประชุมทางไกลสามารถนำเสนอข้อมูลต่างๆ ได้อย่างสมบูรณ์ทั้งภาพและเสียง
รูปแบบห้องประชุมที่สามารถรองรับระบบ Video Conference ได้
ไม่ใช่ว่าห้องประชุมทุกแห่งจะสามารถรองระบบการประชุมแบบ Video Conference ได้ทั้งหมด เพราะในระบบโสตทัศนูปกรณ์นั้นจะต้องมีอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นต้องติดตั้งเพื่อรองรับทั้งสัญญาณภาพ และเสียงได้อย่างครบถ้วน โดยคุณสมบัติของห้องประชุมที่ดีควรการรับรองระบบต่างๆ ดังนี้
- ระบบ Internet ประเภท Wireless Support ด้วยการประชุมที่ต้องใช้ Internet เป็นสื่อกลางในการรับส่งข้อมูล คุณจำเป็นที่จะต้องมีระบบ Wireless ที่มีคุณภาพดีเพื่อรองรับอุปกรณ์ประเภท IoT ที่สามารถใช้งานและสั่งการได้ในง่ายๆ
- Universal Compatibility คือส่วนที่ใช้ในการรองรับการเชื่อมต่ออุปกรณ์ต่างที่จำเป็นต่อการประชุม เช่น ช่องต่อสาย LAN สำหรับระบบ Internet, ช่องเสียบลำโพง AUX, ช่องเสียบเพื่อรับภาพแบบ HDMI และช่องเสียบ USB เพื่อโอนถ่ายข้อมูลสำคัญๆ เป็นต้น
อุปกรณ์ที่สำคัญต่อการวางระบบ Video Conference
อุปกรณ์สำหรับใช้ในการประชุมคือ Hardware ที่จำเป็นต่อการประชุมเพื่อให้การถ่ายทอดเนื้อหาและวาระการประชุมมีความสมบูรณ์และครบถ้วนมากที่สุด จึงจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการแสดงภาพหรือฉายภาพ, กล้องสำหรับถ่ายทอดสด, ไมโครโฟน และลำโพง โดยทั้งหมดจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1.อุปกรณ์ฉายภาพ
อุปกรณ์สำหรับฉายภาพหรือแสดงภาพ คือสิ่งที่สำคัญลำดับต้นๆ ในการประชุมทุกประเภท เพราะเป็นทางเดียวที่จะสามารถถ่ายทอดข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการจะสื่อสารได้อย่างครบถ้วนไม่ว่าจะเป็น โปรเจคเตอร์, กระดานอัจฉริยะ และจอโปรเจคเตอร์สำหรับรับภาพ ซึ่งทั้งหมดสามารถช่วยถ่ายทอดภาพได้อย่างคมชัดและครบถ้วนมากที่สุด
2.กล้องสำหรับ Video Conference
กล้องประเภทนี้จะมีความแตกต่างไปจากกล้อง Webcam ทั่วไปที่ใช้ใน Laptop หรือใช้งานทั่วๆ ไป เพราะกล้องสำหรับ Video Conference จะมีการพัฒนาให้มีความคมชัดขั้นสุด และสามารถใช้งานในระบบ Wireless ได้อย่างเสถียรตัวอย่างเช่น Conference Camera HOSHI ที่สามารถบันทึกภาพได้ในระดับ 4K (3840 x 2160 Pixels) 30 fps เลนส์กว้าง 120 องศา มีระบบไมโครโฟนในตัว ถือว่าเป็นฟังก์ชันที่ควรมีในห้องประชุมสำหรับ Video Conference โดยเฉพาะ
3.ไมโครโฟน
ไมโครโฟน คืออุปกรณ์สำคัญที่การประชุมทางไกลแบบ Video Conference ขาดไปไม่ได้เด็ดขาด เพราะเป็นเพียงอุปกรณ์ประเภทเดียวที่สามารถถ่ายทอดเสียงของผู้พูดไปยังอีกฝั่งได้อย่างชัดเจน โดยไมโครโฟนสำหรับการใช้งานประชุมประเภทนี้ จะต้องมีฟังก์ชันที่รองรับการใช้งานภายในห้องประชุมได้อย่างครบถ้วนตัวอย่างเช่น TOA EM-380 Gooseneck Microphone เป็นไมโครโฟนคอนเทนเนอร์ที่ออกแบบมาเพื่องานประชุมโดยเฉพาะ
4.ลำโพงขยายเสียง
ลำโพงสำหรับขยายเสียง คืออีกส่วนสำคัญที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมการประชุมภายในห้องสามารถได้ยินเสียงได้อย่างชัดเจน เพราะถ้าพึ่งพาเสียงจากอุปกรณ์ Laptop เพียงอย่างเดียวคงจะไม่ตอบโจทย์ได้อย่างแน่นอน ดังนั้นการติดตั้งระบบลำโพงขยายเสียงจึงเป็นทางเลือกที่ช่วยให้วาระการประชุมมีความลงตัวมากที่สุด ตัวอย่างเช่น HOSHI SMic-SM400B Bluetooth Speaker อุปกรณ์ลำโพงแบบ Wireless ที่สามารถให้เสียงที่คมชัดได้รอบทิศทางแบบ Stereo เชื่อมต่ออุปกรณ์ได้ด้วยระบบ Bluetooth 5.0
