ในปัจจุบันหลายบริษัทเริ่มมีการประชุมรวมบริษัท หรือ Town Hall กันมากยิ่งขึ้น เพื่อที่บริษัทจะสื่อสารเรื่องราวต่าง ๆ ถึงพนักงานได้โดยตรง เปิดพื้นที่ให้พนักงานได้ร่วมแชร์ไอเดีย เกิดการสื่อสาร และแก้ไขปัญหาไปด้วยกัน นอกจากนี้ยังทำให้ทางบริษัทได้ร่วมกันวางเป้าหมาย อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดของ Town Hall คือการจัดงานได้แค่ปีละไม่กี่ครั้ง แต่หากบริษัทมีเรื่องต้องการสื่อสารอย่างเร่งด่วน สามารถใช้ช่องทาง Human Resource Management มาเพื่อส่งเสริมการสื่อสาร สร้างความร่วมมือ และช่วยในการสร้างความเข้าใจที่ดีให้กับพนักงาน มีประสิทธิภาพไม่แตกต่างจาก Town Hall
จัด Town Hall ในบริษัทอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
1.วัตถุประสงค์ชัดเจน : รู้ว่าต้องแชร์ข้อมูลอะไรบ้าง อธิบายให้พนักงานทุกคนเข้าใจได้ง่าย
2.หัวข้อน่าสนใจ : รู้ว่าการประชุมครั้งนี้บริษัทต้องการอะไร เช่นแจ้งข่าว ตอบคำถาม แสดงความยินดี
3.แสดงถึงความเป็นผู้นำ : ผู้พูดต้องเป็นระดับผู้บริหาร ที่เตรียมตัวมาอย่างดี พร้อมตอบทุกข้อสงสัยของพนักงาน แสดงออกถึงความจริงใจ โปร่งใส และสร้างบรรยากาศที่ทำให้พนักงานกล้าถาม
4.สื่อสารกัน 2 ฝ่าย : ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดคุย ตอบคำถาม หากเป็นคำถามละเอียดอ่อน ก็ให้พนักงานส่งคำถามมาก่อนได้ หรือส่งแบบสอบถามเพื่อนำฟีดแบ็กไปปรับปรุงการทำงานต่อไป
5.สื่อสารอย่างชัดเจน : ไม่ใช่แค่คำพูดของผู้พูด แต่ Presentation และข้อมูลต่าง ๆ ที่มานำเสนอต้องชัดเจน โดยที่อาจจะย่อยข้อมูลที่เข้าใจยากให้เป็นรูปภาพ ใช้ศัพท์ที่เข้าใจง่าย และทำให้คนตั้งใจฟัง
6.ร่วมแสดงความยินดี : บรรยากาศดี ๆ ใน Town Hall เกิดขึ้นได้หากมีการมอบรางวัล แบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จของแต่ละทีม รวมไปถึงการปล่อยผลิตภัณฑ์ หรือแจ้งข่าวดีเกี่ยวกับบริษัท
7.สรุป Town Hall : สรุปข้อมูลที่อยู่ใน Town Hall ให้พนักงาน รวมไปถึงการตอบคำถามที่ยังไม่ได้ตอบใน Town Hall รวมไปถึงเปิดเผยผลการลงคะแนนในเรื่องต่าง ๆ
