เมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน นายพงษ์พันธ์ วิเชียรสมุทร รองผู้ว่าราชการจังหวัดพะเยา เปิดเผยว่า หลังจากสังคมโซเชียลมีการแชร์เอกสาร 2 สำเนาหนังสือราชการด่วนที่สุด ลงวันที่ 17 ตุลาคม 2561 และลงวันที่ 13 พฤศจิกายน 2561 จากที่ทำการปกครองจังหวัดประจวบคีรีขันธ์ เพื่อเชิญหน่วยงานประชุมพิจารณากลั่นกรองแนวทางการขอออกใบอนุญาตประกอบกิจการโรงแรม ตาม พ.ร.บ.โรงแรม 2547 ในวันที่ 20 พฤศจิกายนนี้ ที่ห้องประชุมชั้น 3 ศาลากลางจังหวัด โดยมีลายมือชื่อตน และตำแหน่งรองผู้ว่าราชการจังหวัดประจวบคีรีขันธ์ พบว่ามีการลงนามในลักษณะเดียวกัน นั้น เป็นการกระทำไม่สมควรเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นข้อสั่งการในหนังสือราชการ โดยไม่มีอำนาจในพื้นที่ จ.ประจวบคีรีขันธ์ หลังจากกระทรวงมหาดไทยมีคำสั่งย้ายให้ปฏิบัติหน้าที่รองผู้ว่าราชการจังหวัดพะเยา ตั้งแต่วันที่ 8 ตุลาคม 2561
“การลงนามในหนังสือราชการปกติ เจ้าหน้าที่จะพิมพ์เดือนกำกับไว้ด้านบน และเว้นวันที่ไว้ แต่กรณีที่ปรากฏชื่อในหนังสือราชการ เพื่อเชิญประชุม เดือนพฤศจิกายน 2561 ทำให้เข้าข่ายการใช้อำนาจหน้าที่โดยผิดกฎหมาย นอกจากนั้นยังพบว่ามีร่องรอยการแก้ไขเอกสารจากการพิมพ์เดือนและวันที่ ในฉบับลงวันที่ 13 พฤศจิกายน” นายพงษ์พันธ์ กล่าว
นายชัยชาญ มูลมาก กล่าวยอมรับว่า การออกหนังสือราชการทั้ง 2 ฉบับ เป็นความผิดพลาดของเจ้าหน้าที่ธุรการและระบบงานสารบรรณที่มีลูกจ้างทำหน้าที่ เนื่องจากไม่ตรวจสอบให้เรียบร้อยก่อนส่งไปถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สำหรับลายมือชื่อของรองผู้ว่าราชการจังหวดยืนยันว่าเป็นของจริง ได้ลงนามไว้ในหนังสือราชการ ก่อนมีคำสั่งโยกย้ายเมื่อช่วงปลายเดือนกันยายนที่ผ่านมา แต่เจ้าหน้าที่ธุรการนำมาใส่วันที่ เปลี่ยนเดือน เพื่อทำสำเนาแจ้งเวียนในภายหลังด้วยความมักง่าย สำหรับหนังสือ ลงวันที่ 13 พฤศจิกายน 2561 จะต้องตรวจสอบว่าปลัดจังหวัดคนใหม่ ได้รับทราบเพื่อลงนามในเอกสารก่อนหรือไม่ เนื่องจากมีการอ้างถึงหนังสือจังหวัดประจวบคีรีขันธ์ที่ ปข 0017/17755 ลงวันที่ 23 กรกฎาคม 2551 เป็นหนังสือราชการย้อนหลังนานกว่า 10 ปี
มีรายงานว่า สำหรับที่ทำการปกครอง จ.ประจวบคีรีขันธ์ เมื่อเดือนเมษายน 2561 ตรวจสอบพบมีการออกใบอนุญาตปลอมให้โรงแรมหรู 10 แห่งที่ อ.หัวหิน โดยมีลายมือชื่อของอดีตรองผู้ว่าราชการจังหวัดรายหนึ่งปรากฏในใบอนุญาตทั้งหมด แต่ภายหลังอ้างว่าเป็นลายมือชื่อที่มีการปลอมแปลง ขณะนี้ยังไม่คืบหน้า เนื่องจากอยู่ระหว่างการสอบข้อเท็จจริง และเป็นที่มาของการออกหนังสือราชการเชิญหน่วยงานที่เกี่ยวข้องร่วมประชุมเพื่อจัดระเบียบรออกใบอนุญาตและการต่อใบอนุญาตให้โรงแรมทุกแห่งในจังหวัด นอกจากนั้นเมื่อเดือนกรกฎาคม 2561 ที่ทำการปกครองจังหวัดไม่ได้แจ้งเวียนหนังสือด่วนที่สุด ภายหลังนายพงษ์พันธ์ วิเชียรสุมร รองผู้ว่าฯในขณะนั้นลงนามไว้เมื่อวันที่ 5 กรกฎาคม 2561 เพื่อแจ้งเวียนถึงหน่วยงานทุกแห่งในจังหวัด ให้ระงับการใช้งบประมาณของหน่วยงานรัฐจัดประชุมสัมมนาใน โรงแรมเถื่อนผิดกฎหมาย 20 แห่ง เมื่อมีการตรวจสอบ นายชัยชาญ อ้างว่าเป็นความผิดพลาดของเจ้าหน้าที่ธุรการและได้แจ้งเวียนหนังสือด่วนที่สุดเมื่อวันที่ 27 กรกฎาคม 2561
