บทความพิเศษ | สุภา ปัทมานันท์
คนญี่ปุ่นทำงานขยันขันแข็ง พนักงานกระตือรือร้น กระฉับกระเฉงทำงานไม่มีเหน็ดเหนื่อย ราวกับไม่ต้องพักผ่อน กลับบ้านมืดค่ำ รถไฟเที่ยวสุดท้ายแน่นเอี้ยด
ตอนเช้าในช่วงเวลาเร่งด่วน ทุกคนเร่งรีบไปถึงที่ทำงานก่อนเวลางาน เตรียมพร้อมทำงาน
เป็นภาพที่เห็นแล้วเหนื่อยแทน ไม่อยากเชื่อว่ามนุษย์ปกติจะเอาเรี่ยวแรงมาจากไหน
แต่…คนญี่ปุ่นทำได้ และทำอย่างนี้มานานแล้ว
โนริอาคิ ยามาโมโต（山本憲明）ผู้เขียนหนังสือ “นิสัยของคนทำงานเร็วกับคนทำงานช้า”* จากประสบการณ์ของตัวเอง เรียนจบจากมหาวิทยาลัยวาเซดะ มหาวิทยาลัยชั้นนำของญี่ปุ่น ต้องดิ้นรนหางานทำในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจญี่ปุ่นฟองสบู่แตก
ได้งานในบริษัทธรรมดาๆ งานไม่น่าสนใจสำหรับเขาเลย ดูแล้วชีวิตไม่ก้าวหน้าในการงาน เกิดความคิดว่าเราต้องหาเวลาเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อสอบใบอนุญาตประกอบวิชาชีพให้ได้ แล้วประกอบธุรกิจตัวเอง
แน่นอนว่าต้องไปเรียนที่สถาบันวิชาชีพ ระหว่างนี้ต้องกอดงานประจำนี้ไว้ก่อน
แล้วจะทำอย่างไรจึงมีเวลาไปเรียนได้?
คําตอบคือ ต้องทำงานให้เร็วขึ้น! เขาครุ่นคิดทุกวันถึงวิธีการต่างๆ ที่จะทำให้เป็น “คนทำงานเร็ว” เมื่อคิดได้แล้ว ลงมือปฏิบัติจริงอย่างเคร่งครัด ผลคือ ทำงานได้เร็วขึ้น สามารถออกจากที่ทำงานไปเรียนเพิ่มเติมได้ จนสอบใบประกอบวิชาชีพนักวางแผนภาษี เปิดบริษัทที่ปรึกษาการวางแผนภาษีได้ และยังสอบใบประกอบวิชาชีพอื่นๆ ได้อีก
ยามาโมโต แนะนำวิธีการปฏิบัติตนเป็น “คนทำงานเร็ว” ซึ่งไม่เพียงช่วยให้ทำงานเสร็จเร็วขึ้นเท่านั้น ยังมีผลทำให้สามารถใช้เวลาที่เหลือจากการทำงานค้นหาสิ่งใหม่ๆ หรือมีโอกาสเริ่มต้นทำสิ่งที่ตัวเองอยากทำอีกด้วย
เป็นแนวทางสำหรับคนรักความก้าวหน้าและรู้คุณค่าของเวลา
คนทำงานเร็วทิ้ง “ของ” คนทำงานช้าเก็บรักษา “ของ”
คนญี่ปุ่นสูญเสีย “ของ” ไปมากมายในสงคราม จึงพยายามทำงานอย่างขยันขันแข็งเอา “ของ” กลับคืนมาให้ได้ พลิกฟื้นจากความลำบากจนเป็นหนึ่งในมหาอำนาจทางเศรษฐกิจ
ในชีวิตประจำวันคนญี่ปุ่นมีของมากมายเหลือเฟือ การมีของมากส่งผลต่อการทำงาน นั่นคือ เสียเวลาหาของ
ผลสำรวจพบว่าคนเราใช้เวลาหาของเฉลี่ยวันละ 10 นาที “ของ” ที่หานี้ไม่จำเป็นต้องเป็น “วัตถุ” เท่านั้น รวมถึงไฟล์งานต่างๆ ในคอมพิวเตอร์ด้วย ซึ่งอาจจะใช้เวลาหานานกว่านี้ก็ได้
แนะนำว่าลดไฟล์งานในคอมพิวเตอร์ให้น้อยลงและจัดระเบียบให้ดี เตือนใจอยู่เสมอให้มี “ของ” น้อยลง จะได้ไม่ต้องเสียเวลาหา เพราะเมื่อมี “ของ” น้อยลง เราจะมองเห็น “ของ” ที่ต้องการง่ายขึ้น
คนทำงานช้าไม่ใส่ใจ ไม่สะสาง “ของ” จึงเพิ่มขึ้น ไฟล์งานเก็บสะเปะสะปะ
ลด “ของ” ลงให้ได้ จะประหยัดเวลาและทำงานได้เร็วขึ้น
คนทำงานเร็วตื่นเช้า คนทำงานช้าตื่นเช้าไม่ไหว
เมื่อพิจารณาจากองค์ประกอบทางสรีระของมนุษย์ ตอนเช้าจะมีสมาธิสูงกว่า ทำให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า
มีผลการวิจัยของอาจารย์มหาวิทยาลัยเกียวโต ว่าสมองทำงานได้อย่างมีสมาธิดีภายใน 13 ชั่วโมงหลังลืมตาตื่น
ตอนเช้าสมองปลอดโปร่ง งานที่ทำในช่วงเวลานี้จึงมีประสิทธิภาพสูง อาจมีความต่างเฉพาะบุคคลได้ แต่คนที่มีสมาธิตอนเช้ามีมากกว่า
ขณะนอนหลับ สมองของเราเปรียบเสมือนคอมพิวเตอร์กำลัง “บู๊ตเครื่อง” โดยอัตโนมัติ
เมื่อตื่นนอนตอนเช้าเครื่องก็เคลียร์พร้อมใช้งาน
ยิ่งมีความกดดันว่าต้องส่งงานในช่วงเช้า จะยิ่งมีพลังทำงานได้เร็วขึ้นอีก
คนทำงานเร็วมีเป้าหมายชัดเจน คนทำงานช้าไม่มีเป้าหมาย
“เป้าหมาย” คือสิ่งที่กำหนดชีวิตเราในแต่ละวัน คนที่มีเป้าหมายชัดเจนจะกำหนดสิ่งที่ต้องทำแต่ละวันอย่างแน่วแน่ เพื่อจะเชื่อมโยงไปสู่เป้าหมายในอนาคต
หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ แต่ละวันเป็นการนับถอยหลังสู่เป้าหมาย ฉะนั้น จึงมีสมาธิทำงานคืบหน้าได้อย่างไม่หลงทางนั่นเอง
ตรงข้ามกับคนที่ไม่มีเป้าหมาย ทำงานไปเรื่อยๆ ให้เสร็จไปวันๆ “เป้าหมาย” อาจเริ่มจากเป้าหมายเล็กๆ แต่ใส่ใจและพยายามทำไปทีละอย่างให้สำเร็จก็จะภูมิใจ เช่น กำหนดว่าต้องทำงานชิ้นนี้ให้เสร็จภายในกี่โมง ก็จะเร่งทำให้ได้
ยามาโมโต บอกว่า ชีวิตคนเราสั้นนัก ไม่มีเวลาจะมองอะไรข้างทาง มีแต่มองไปข้างหน้าพยายามทำให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ ทั้งเป้าหมายเล็กและเป้าหมายใหญ่
คนทำงานเร็วกระตือรือร้นคิดหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อให้งานดีขึ้น เพื่อมุ่งสู่เป้าหมาย
คนทำงานเร็วให้ความสำคัญกับงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
มีวิธีแบ่งงานโดยดูจากความสำคัญและความเร่งด่วน เป็น 4 ประเภท คือ 1) งานสำคัญและเร่งด่วน 2) งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3) งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน 4) งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
การแบ่งงานเร่งด่วนหรือไม่ด่วนนั้น ไม่ยากเพราะดูจากกำหนดเวลา งานด่วนต้องเร่งทำให้เสร็จทันเวลา
แต่การแบ่งความสำคัญหรือไม่สำคัญนั้นยากกว่า มีคำแนะนำพื้นฐานว่า ถ้าเป็นงานที่เกี่ยวโยงไปถึงอนาคต ทำวันนี้จะทำให้อนาคตดีขึ้น ย่อมเป็น “งานสำคัญ”
ตัวอย่างง่ายๆ ในชีวิตประจำวัน เช่น การออกกำลังกายย่อมมีผลเกี่ยวโยงไปถึงสุขภาพที่ดีในอนาคต นับว่าเป็น “งานสำคัญ” ต้องใส่ใจ
คำถามว่า งาน 4 อย่างข้างต้น จะเริ่มต้นทำข้อใดก่อน?
แน่นอนว่าต้องเป็น ข้อ 1) งานสำคัญและเร่งด่วน ถัดจากนั้นจะเลือกข้อใดระหว่าง
2) “งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน”
กับ 3) “งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน”
คำตอบของคนทำงานเร็ว คือ ทำ “งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” ก่อน เพราะเป็นงานที่มีผลเกี่ยวโยงถึงอนาคตต้องทำสม่ำเสมอ ควรใส่ใจและกันเวลาไว้ให้งานประเภทนี้
คนทำงานเร็วใช้เงินซื้อเวลา และเอาเวลาที่ได้มาไปทำงานให้ได้ผลตอบแทนเพิ่มขึ้น ส่วนคนทำงานช้าไม่ยอมเสียเงินแต่ยอมเสียเวลาเพื่อประหยัดมากที่สุด ในชีวิตประจำวัน บางคนยอมใช้เวลาเดินหรือขับรถไปซื้อของที่ห้างที่อยู่ไกลออกไป ซึ่งโฆษณาว่าสินค้าราคาถูกกว่า
แต่สำหรับยามาโมโต เขาใช้เงินเป็นค่าเข้าร่วมฟังการสัมมนา ซื้อหนังสือ ฯลฯ เพื่อให้ได้ความรู้ นับเป็นทางลัดที่รวดเร็วและประหยัดเวลากว่าการลองผิดลองถูกด้วยตัวเอง ด้วยหลักคิดว่า เวลาไม่หวนกลับคืนมา แต่ละคนมีเวลาจำกัด ถ้ามีเวลาก็สามารถใช้เวลาเพื่อหาเงินมาได้อีก
มาถึงตรงนี้ อดถามตัวเองไม่ได้ว่า เป็น “คนทำงานเร็ว” หรือ “คนทำงานช้า” ?
*หนังสือชื่อ “แค่ทำงานไว ก็ถึงเป้าหมายได้เร็วกว่าคนอื่น” (สำนักพิมพ์ ส.ส.ท.) สุภา ปัทมานันท์ แปลจากต้นฉบับภาษาญี่ปุ่น「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣 โนริอาคิ ยามาโมโต ผู้เขียน
